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As atas das reuniões não são apenas uma folha de dicas do que foi dito na reunião de equipe da semana passada. As atas podem ser documentos legais formais que representam a ação oficial do conselho de administração de uma empresa ou da liderança de uma entidade governamental. Como as atas são o registro oficial das atividades comerciais e governamentais, vale a pena desenvolvê-las de forma eficaz. Se você fizer anotações em papel à mão, pode ajudar se você tiver um formulário pré-impresso para que possa colocar as informações apropriadas onde for enviado. Você também pode criar um formulário de computador se levar seu laptop ou notebook eletrônico para usar durante a reunião.

Informação do cabeçalho

As atas incluem um cabeçalho com a data e o local da reunião. O cabeçalho registra quem estava presente e quem teve uma ausência justificada e normalmente identifica a pessoa que serviu como presidente da reunião e secretário de registro. As reuniões que ocorrem simultaneamente em vários lugares - por exemplo, por meio de videoconferência - normalmente registram a presença com base no local.

EXEMPLO:

Ata da Reunião do Conselho de Administração da Empresa A-1 4 de maio de 2017 Sala da Diretoria Executiva, Edifício SedeRobert Johnson, presidente e Kyle McGregor, secretário de gravaçãoPresentes: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark

Material Introdutório

Normalmente, as atas começam com a hora exata em que o presidente da mesa ordenou a reunião. Na maioria das reuniões, os primeiros itens da pauta incluem apresentações, comentários do presidente e aprovação da ata da reunião anterior. Capture os principais pontos oferecidos durante as observações do presidente da mesa. Se os membros ofereceram alterações à ata da reunião anterior, registre as alterações com precisão.

EXEMPLO:

O Sr. Johnson deu início à reunião às 14h46. Após apresentações informais, Johnson anunciou que seu gato recentemente deu à luz seis gatinhos. Por moção da Sra. Hawthorne, a ata da reunião de julho foi aprovada por consentimento unânime, com a exceção de que a palavra 'caminhão' no parágrafo 15 foi eliminada e substituída pela palavra 'semi-trator'.

Agenda de consentimento

Embora cada reunião tenha uma estrutura diferente, as reuniões formais - especialmente para grupos governamentais - geralmente começam com uma "agenda de consentimento", que é pouco mais do que uma série de relatórios e declarações que não exigem votação. A agenda de consentimento geralmente inclui correspondência, relatórios de comitês e outros materiais apenas informativos.

Registre os pontos principais para cada item discutido durante a agenda de consentimento, identificando o assunto da conversa e quaisquer comentários importantes oferecidos pelos membros durante a discussão aberta.

EXEMPLO:

A Sra. Smith leu no registro uma carta da XYZ Manufacturing Company datada de 4 de novembro. A carta elogiava o profissionalismo da divisão de transporte em agilizar a entrega de um produto de alto perfil. O Sr. Perez, em nome da divisão de transporte, disse que a XYZ fez um excelente trabalho fornecendo instruções detalhadas de rota.

Agenda de Negócios

A agenda de negócios é onde está a ação - a parte da reunião em que os membros debatem e votam em vários itens de ação. Para atas formais, o secretário deve transcrever a moção real sendo votada e a contagem da votação real, incluindo quem votou a favor e contra a questão. Normalmente, o secretário também captura um resumo do debate, incluindo os principais pontos levantados por cada membro que falou.

Tecnicamente, não existe voto pela "abstenção". Abster-se significa não votar. As pessoas que desejam registrar que não são a favor nem contra um assunto devem votar "presente".

EXEMPLO:

Johnson abriu a discussão sobre uma fatura da ABC Widgets de $ 21.434,87. Hatoyama disse que a fatura foi aprovada pelo comitê de finanças na semana passada. O Sr. Michaels disse que apóia o trabalho em andamento com a ABC Widgets. Hatoyama decidiu aprovar a fatura da ABC Widgets, Inc., de $ 21.434,87. Sra. Sandborn apoiado. A moção foi aprovada por 4-2, com Hatoyama, Sandborn, Michaels e Smith a favor e Perez e Clark se opuseram.

Materiais de Conclusão

A maioria das atas geralmente termina com o horário de encerramento da reunião. As atas são assinadas pelo presidente e pelo secretário de registro, embora se o secretário for um membro votante do grupo, então a assinatura apenas do secretário geralmente é suficiente.

EXEMPLO:

Johnson encerrou a reunião às 19h14. A próxima reunião está marcada para 5 de agosto, às 15 horas. na sala de diretoria executiva.

Assinado, Robert Johnson, presidente Kyle McGregor, secretário de gravação