Sou obrigado por lei a obter o formulário W-9 de meus fornecedores?

Uma empresa é obrigada a obter um número de identificação de contribuinte (TIN) de qualquer fornecedor a quem faça pagamentos que exijam a emissão de um Formulário 1099-MISC. Um formulário W-9 facilita a obtenção dessas informações e, em certas situações, pode ser necessário solicitar o TIN com um formulário W-9. Os fornecedores que se recusarem a fornecer um TIN estão sujeitos à retenção na fonte e sua empresa pode ser penalizada por não reter o valor exigido.

Pagamentos que requerem a emissão do formulário 1099

Quando você paga $ 600 ou mais a um fornecedor por serviços, e esse fornecedor não é uma corporação, você deve emitir o Formulário 1099-MISC. Este é um retorno de informação usado para relatar o total pago a esse fornecedor no ano para o IRS. Ao preencher um Formulário 1099-MISC, você deve fornecer o nome e o NIF junto com o valor pago. Você pode estar sujeito a penalidades severas por preencher o Formulário 1099 com informações ausentes ou incorretas.

Formulário W-9

O formulário W-9 é usado para solicitar o NIF do contribuinte, embora em muitos casos você possa estabelecer seu próprio método para obter as informações necessárias. No Formulário W-9, o fornecedor identifica o tipo de organização e fornece o nome legal e o NIF correspondente. É uma boa ideia ter este formulário arquivado como prova de que você enviou as informações para o IRS conforme foram fornecidas pelo fornecedor. Além disso, como você não é obrigado a apresentar um Formulário 1099-MISC para pagamentos a empresas, este formulário fornece prova de que foi informado que o fornecedor era uma empresa.

Quando o formulário W-9 for necessário

Se você preencher um Formulário 1099-MISC e o IRS determinar que há informações ausentes ou incorretas, você receberá um Aviso CP2100 ou CP2100A. Se for o primeiro aviso para um determinado fornecedor, você deverá enviar ao fornecedor um Aviso "B" ou aviso de retenção na fonte junto com um Formulário W-9 para tentar obter as informações corretas. Se o fornecedor não responder em 30 dias, você deverá iniciar a retenção de reserva de 28 por cento dos pagamentos ao fornecedor até que ele forneça as informações corretas. Você envia os valores retidos ao IRS.

Avisos Adicionais

Se um fornecedor se recusar a fornecer seu TIN, você deve começar a reter 28 por cento de todos os pagamentos feitos a esse fornecedor até que o fornecedor forneça um Formulário W-9 e as informações ausentes. Você pode estar sujeito a penalidades severas por não reter e enviar retenção de reserva.