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As novas tecnologias criaram mudanças em quase todos os negócios. Os sistemas baseados em nuvem tornam mais fácil fazer negócios com qualquer pessoa no mundo, e os contratos podem ser enviados em segundos para que outras partes leiam e revisem. Como esperar “que a tinta seque” e receber a papelada original assinada pode retardar o processo de venda, mais empresas estão optando por assinaturas digitais. Embora alguns programas de terceiros façam isso exclusivamente, os proprietários de negócios podem usar o Microsoft Office Suite, ou seja, o Word 2016, para assinar um documento do Word com uma assinatura digital.

Crie uma linha de assinatura

Use o Word para criar o documento da mesma forma que o prepararia para qualquer assinatura. Lembre-se de incluir quaisquer divulgações legais pertinentes ao documento. A assinatura é um meio de marcar a hora e validar a pessoa que a “assina”. A assinatura digital substitui a assinatura molhada, mas ainda é projetada para vincular a pessoa aos termos do documento ou contrato. Não cometa o erro de relaxar seus padrões e linguagem de autoproteção simplesmente porque está em formato digital.

Quando estiver pronto para inserir a linha da assinatura, coloque o cursor no local em que deseja coletar a assinatura. Em seguida, vá para a barra de menu superior e selecione “Inserir”. O menu suspenso listará muitos tipos de itens que você pode inserir. Selecione “Linha de assinatura” e depois “Adicionar serviços de assinatura”. A linha de assinatura aparecerá.

Algumas versões do Word não têm opção para uma linha de assinatura. Crie uma solução alternativa seguindo estas etapas:

1. Insira uma tabela. Escolha uma tabela 1x1, o que significa que é uma tabela de uma célula.
2. Quando a célula for inserida, ajuste a largura para torná-la com o comprimento e a altura desejados.
3. Escolha uma borda inferior para criar uma linha para a assinatura.
4. Selecione “Aplicar” e clique em “OK”.

O signatário abrirá o documento e navegará até “Inserir” seguido de “Formas” para escolher “Linhas”. Neste menu, existe uma opção para “Rabiscar”, que permite a assinatura de um mouse ou teclado de caneta.

Métodos de Assinatura

Para manter todos os registros em formato digital para agilizar o processamento e reduzir o desperdício de papel e os problemas de armazenamento, algumas empresas usam assinaturas digitais mesmo quando os clientes estão fisicamente sentados na frente delas. Em situações como essa, a empresa pode ter um pad de assinatura conectado ao computador por meio de uma porta USB. A pessoa que assinar terá uma caneta stylus para assinar seu nome no painel no local indicado pelo cursor. Se nenhum bloco de assinatura estiver disponível, o signatário pode assinar o documento do Word usando o mouse para adicionar seu nome.

Certificados Digitais para Validação

Um certificado digital é como um reconhecimento de firma digital que confirma a data e a hora da assinatura com uma chave digital. Isso não está disponível no Word, mas por meio do Internet Explorer. Abra o Explorer e selecione “Opções da Internet”; em seguida, localize a guia “Conteúdo” e selecione-a. Escolha “Certificados” e “Pessoal”. Você será solicitado a preencher as informações e anexar o certificado digital ao documento. Os certificados digitais normalmente são válidos por um ano a partir do momento da assinatura.