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Se você possui uma pequena empresa, é o seu próprio departamento de recursos humanos. Em um trabalho - há uma quantidade enorme do que você precisa - e tornar-se uma pessoa sólida de RH pode parecer opressor. Colocar tudo isso por escrito é outro desafio. Mas se você dividir as políticas de recursos humanos em algumas áreas principais, preparando sua própria Gestão de Recursos Humanos, ou HRM, o manual de políticas e procedimentos será mais fácil de lidar.

Política de Gestão de Recursos Humanos

As políticas e procedimentos de HRM são diretrizes para supervisores e gerentes que devem ser usados ​​como referência para gerenciar sua equipe. Eles afirmam o que os funcionários podem e não podem fazer. Eles são definidos por você, o proprietário ou a gerência, e essas políticas e procedimentos são regidos pelas leis trabalhistas federais, estaduais e locais.

Para cada área-chave, você indicará quais são suas políticas. Em seguida, adicione procedimentos para que os funcionários sigam as políticas e o que acontece se os procedimentos forem violados. Um bom conjunto de políticas e procedimentos de GRH é um documento vivo. Deve ser o guia definitivo atual para sua empresa.

Isso não significa que você precisa começar do zero. Políticas e procedimentos de HRM, bem como exemplos e modelos, estão disponíveis online. Se você estiver passando por um surto de crescimento, pode contratar um consultor de RH para reunir suas políticas e procedimentos. Se você seguir esse caminho, certifique-se de obter uma cópia eletrônica, para que possa atualizá-la, quando ocorrerem alterações.

Elementos-chave para políticas de RH

A função mais importante de RH é estar em conformidade com as leis federais, estaduais e locais, em relação ao emprego. O não cumprimento dessas leis o deixará vulnerável a processos judiciais - a última coisa que qualquer empresário precisa. Políticas e procedimentos de gestão de recursos humanos bem escritos cobrirão as leis aplicáveis, bem como itens que são específicos para o seu setor e negócios. Os elementos-chave são:

1. Política de Igualdade de Oportunidades; Discriminação nas leis trabalhistas e cumprimento das leis.

2. Recrutamento e contratação.
3. Rescisão e desligamento; Cláusula de emprego à vontade e quaisquer exceções.
4. Salários e bônus.
5. Avaliações de desempenho.
6. Segurança.
7. Códigos de conduta: Assédio sexual, código de vestimenta, abuso de substâncias; Teste de drogas.
8. Agendamento; Períodos de almoço e outros intervalos.
9. Benefícios: Férias, feriados e licença médica; plano de saúde; Licença familiar
10. Uso de ferramentas e equipamentos da empresa: Uso de e-mail e internet.
11. Declaração de conflito de interesse.
12. Acordo de confidencialidade.
13. Queixas.
14. Ações disciplinares.

Esta lista o ajudará a começar. Adicione a ele como achar melhor. Por exemplo, algumas empresas agora estão incluindo políticas anti-bullying e informações sobre os direitos LGBTQ.

Conformidade com as leis federais e estaduais

O site do Departamento do Trabalho dos EUA é a melhor fonte de regulamentos federais. O Fair Labor Standards Act é de particular importância. Assim como a Lei dos Americanos com Deficiências e o Título VII da Lei dos Direitos Civis.

Esteja ciente de que muitos estados, mas não todos, simplesmente adotaram as leis trabalhistas federais como suas. Seu estado pode ter uma barreira mais alta para o salário mínimo, pagamento de horas extras e outros assuntos. Acesse o site “.gov” do seu estado para ver as leis estaduais. Onde a lei de um estado é diferente da lei federal, prevalece a que for mais benéfica para o funcionário.

Conformidade com as leis da cidade e do condado

Algumas cidades e até alguns condados têm suas próprias leis trabalhistas. A diferença mais comum está nos requisitos do salário mínimo. No entanto, alguns cobrem outras áreas do direito do trabalho também. Portanto, certifique-se de verificar.

Reaproveitar um Manual do Funcionário

Ao contrário das políticas e procedimentos de GRH, o público-alvo de um manual do funcionário são os funcionários. Um manual do funcionário informa a seus funcionários o que se espera deles. Eles não precisam do mesmo nível de detalhe que está em suas políticas e procedimentos de HRM e você não deseja incluir nenhuma informação sensível, como a forma como o pagamento e os bônus são calculados.

No entanto, você pode usar o mesmo documento básico para escrever um manual do funcionário. Exclua as informações que os funcionários não precisam saber. Além de economizar tempo, usar o mesmo documento básico pode ajudar a evitar discrepâncias.

Distribuir um manual do funcionário não é uma exigência legal, mas pode reduzir as chances de um processo trabalhista. Muitas empresas fazem com que seus funcionários assinem um documento que declara que eles receberam e leram o manual do funcionário.