Como preparar um livro do fundo de maneio

O caixa para pequenas despesas é um sistema que financia e rastreia pequenas compras, como taxas de parquímetros, que não são adequadas para pagamentos com cheque ou cartão de crédito. Um livro de caixa pequeno é um livro-razão mantido com o fundo de caixa pequeno para registrar os valores que são adicionados ou subtraídos de seu saldo. O caixa para pequenas despesas deve fazer parte de um sistema geral de contabilidade de negócios que documenta como sua empresa movimenta fundos entre uma conta e outra e como gasta seu dinheiro.

Informação de Compra

Existem muitos exemplos de livros de caixa pequeno e modelos de livro de caixa pequeno disponíveis nas lojas e na Internet. Há informações básicas solicitadas em cada bilhete. Seu livro de caixa permite que você registre informações relevantes sobre as compras feitas. Dedique um campo para descrições de itens e use este campo para inserir quantas informações forem necessárias. Por exemplo, se você comprou um parafuso na loja de ferragens da esquina, pode observar se essa compra foi usada para consertar um equipamento de infraestrutura ou como parte de um produto que você venderá diretamente a um cliente. Inclua também campos para a data e o valor da compra.

Informação de Saldo

Um livro de caixa pequeno é usado para um sistema simples de rastrear quanto dinheiro está atualmente no fundo. Inclua campos para calcular um saldo corrente e para recalcular esse saldo toda vez que você retirar ou adicionar ao fundo. Esses campos devem fornecer uma estrutura para equações simples, permitindo que você subtraia valores de compra do saldo e adicione os valores de infusões de dinheiro adicionais que você faz para reabastecer o fundo.

Reconciliação de caixa pequeno

Os valores que você registra em seu registro de caixa para pequenas despesas e o saldo que você calcula cada vez que adiciona ou remove fundos devem corresponder ao valor que permanece na caixa após a transação. Os protocolos de seu livro de caixa para pequenas despesas devem incluir um sistema para verificar se os fundos foram adicionados e subtraídos de forma precisa e honesta. Por exemplo, planeje contar os fundos e reconciliá-los com os valores em seu livro de caixa sempre que adicionar dinheiro.

É importante ter controles internos para o seu sistema de caixa para pequenas despesas, para evitar abusos do sistema ou roubo. Mantenha o dinheiro para pequenas despesas seguro e só dê acesso a pessoas de confiança, diz Signature Analytics. Certifique-se de que haja um treinamento adequado do sistema e do uso de dinheiro para pequenas despesas antes de dar acesso a alguém.

Integração de conta

As informações em seu livro de caixa pequeno fazem parte de um sistema contábil mais amplo que explica a atividade financeira de sua empresa para fins fiscais e também extrai feedback sobre eficiência e lucratividade. Integre periodicamente as informações em seu livro de caixa pequeno com os registros em seu sistema de contabilidade geral, listando os valores das compras nas categorias apropriadas e usando esses números para compensar os lucros.

A Michigan Tech University recomenda manter e enviar todos os recibos / recibos de cheque originais, principalmente se o seu negócio for grande o suficiente onde houver várias pessoas trabalhando juntas nas contas. Além disso, mantenha registros de como você obteve os fundos que usou para iniciar e reabastecer seus fundos de caixa para pequenas despesas, como fazer um saque em dinheiro do banco.