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Todos os anos, os empregadores devem fornecer aos seus empregados formulários W-2, mostrando os salários e outros valores pagos ao empregador durante o ano e os impostos retidos desses pagamentos. Os funcionários usam esses formulários para preencher suas declarações de impostos. Você é obrigado a fornecer esses formulários aos seus funcionários até 31 de janeiro. O descumprimento ou o arquivamento de cópias dos W-2s de seus empregadores até o prazo final do IRS pode resultar em penalidades.

Prazos de arquivamento W-2

Você deve fornecer aos seus funcionários cópias de seus W-2s até 31 de janeiro de cada ano. Para a Receita Federal, isso significa que os formulários devem estar no correio até essa data, mesmo que os funcionários ainda não os tenham recebido. Se você achar que não pode preparar os formulários até esta data, pode solicitar uma prorrogação escrevendo para o IRS e explicando seus motivos para não poder fornecer W-2s aos seus funcionários até 31 de janeiro. O IRS não é obrigado a conceda o seu pedido de prorrogação.

Você também deve enviar suas cópias dos W-2s, junto com o W-3 resumindo as informações sobre os W-2s, para o IRS até 29 de fevereiro. Se você for elegível para enviar essas devoluções por e-mail, o prazo é 2 de abril.

Penalidades financeiras por falha em entrar com o arquivo dentro do prazo

Se você deixar de apresentar os W-2s no prazo, o IRS pode avaliar uma multa de $ 50 por W-2 se você preencher o formulário correto dentro de 30 dias da data de vencimento: A multa máxima é de $ 536.000 por ano ou $ 187.500 para pequenas empresas. Se você entrar com o processo entre 30 dias da data de vencimento e 1º de agosto, a multa aumenta para $ 100 por formulário, com uma multa máxima de $ 1.609.000, ou $ 536.000 se você operar uma pequena empresa.

A não entrega dos formulários até 1º de agosto resulta em uma multa de $ 260 por W-2, ou $ 1.072.500 por ano para pequenas empresas e $ 3.218.500 por ano para outras. Pequenas empresas são aquelas com receitas brutas de US $ 5 milhões ou menos nos três anos fiscais mais recentes.

Outras avaliações de penalidade

Além de não apresentar o formulário dentro do prazo, você pode ser sujeito a penalidades se preencher formulários incorretos ou incompletos, ou se os formulários que você arquivar forem ilegíveis. Se você precisar arquivar 250 ou mais W-2s, o IRS exige que você faça o arquivo eletrônico; o envio de formulários em papel pode resultar em multas. Você pode evitar penalidades se puder mostrar que sua falha no arquivamento foi devido a circunstâncias além de seu controle e não por negligência intencional.

Correção de erros no formulário W-2

Se você cometer um erro no Formulário W-2 original, poderá emitir um novo formulário com as correções feitas. Você precisará notificar o IRS sobre as revisões. Se sua empresa fechar durante o ano, você ainda deverá fornecer W-2s a seus ex-funcionários. Mesmo se você usar um serviço de folha de pagamento ou outro terceiro para registrar W-2s para você, ainda será responsável por garantir que os formulários sejam preenchidos corretamente e dentro do prazo.