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Quando sua empresa usa a contabilidade de exercício, as despesas são reconhecidas quando um produto ou serviço é usado em vez de quando é pago. Por exemplo, sua empresa pode contratar uma equipe de limpeza trimestralmente para encerar os pisos. Se a tripulação visitar em abril, mas cobrar de você em maio com uma data de vencimento em junho, a despesa ainda será atribuída a abril. Um lançamento contábil de despesas acumuladas exige que seja mostrada a despesa e que ela está acumulada, seja como uma conta a pagar ou uma despesa acumulada. No final do período contábil, as despesas acumuladas também exigem a reversão dos lançamentos contábeis manuais para garantir que não sejam contadas duas vezes como uma nova despesa em um novo período.

Noções básicas de despesas acumuladas

As despesas incorridas pela sua empresa, mas ainda não pagas, são conhecidas como passivos acumulados. Conforme você acumula despesas, elas são adicionadas a uma conta de despesas nova ou existente e a uma conta de despesas a pagar correspondente. Considere uma comissão em que você paga aos funcionários trimestralmente. Um funcionário ganha uma comissão de $ 500 em janeiro, mas não será pago até abril, após o encerramento do primeiro trimestre. A comissão deve ser refletida como uma despesa correspondente à venda de janeiro. Isso garante que as despesas associadas a uma atividade geradora de receita, como a venda de um item, sejam refletidas no mesmo mês das vendas.

Exemplo:

As entradas de diário necessárias são um $500 debitar em "Comissão Despesa" e um $500 crédito para "Comissão a Pagar". À medida que os funcionários ganham comissões adicionais durante o trimestre, a conta "Comissão a pagar" continuará a aumentar para refletir com precisão as responsabilidades devidas pela empresa.

Ajustando entradas para despesas pré-pagas

Às vezes, as despesas são pagas antes de um serviço ou produto ser recebido. Um exemplo comum é o pagamento antecipado de prêmios de seguro por um período de vários meses. Por exemplo, se sua empresa pagar o prêmio integral de uma apólice de seguro de automóveis de seis meses em janeiro, o custo total deverá ser contabilizado mensalmente. Por um prêmio de $1,200, um total de $200 por mês é debitado.

Exemplo:

Os lançamentos contábeis necessários para a transação incluem um débito inicial de $1,200 para uma conta de "Seguro Automóvel Pré-pago", bem como um $1,200 crédito em dinheiro para o pagamento integral. Para o primeiro mês da apólice, um $200 o crédito é feito na conta "Seguro Automóvel Pré-pago" e um correspondente $200 o débito é feito na conta de despesas "Seguro Automóvel". Isso continua para cada mês em que a política pré-paga é usada.

Revertendo entradas para despesas acumuladas

Um exemplo comum de despesas acumuladas são os salários ganhos pelos trabalhadores em um período contábil antes de serem pagos no próximo período contábil. Se você pagar aos trabalhadores a cada duas semanas na primeira sexta-feira após o término do período da folha de pagamento, acumulará despesas salariais em dois períodos contábeis diferentes, e isso precisa ser refletido nos livros. Você também precisa fazer lançamentos reversos para deixar claro qual despesa é atribuída a um período de tempo anterior.

Exemplo:

Salários ou salários para os trabalhadores da empresa Um total de $10,000 por período de pagamento. Nesse cenário, o dia de pagamento acontece após 1º de janeiro, que é um novo período e ano contábil e inclui o $10,000 nos salários ganhos em dezembro.

Uma conta de despesas intitulada "Despesa de salários" é debitada $10,000 no final de dezembro para refletir os salários acumulados enquanto uma conta de passivo "Salários a pagar" correspondente é creditada para $10,000. Em 1o de janeiro, uma entrada reversa de um crédito de $ 10.000 é aplicada em "Despesas de salários" enquanto "Salários a pagar" é debitado no mesmo valor. Quando é hora do dia de pagamento, um $10,000 o débito é aplicado à conta "Despesas de salários", a conta "Dinheiro" recebe um $10,000 crédito.