Como formatar uma carta comercial profissional no Word

Uma carta comercial é um documento usado para correspondência formal entre uma organização e seus clientes, funcionários, parceiros ou outras partes interessadas. A formalidade da carta comercial geralmente depende da marca da empresa, do objetivo da carta e da relação entre o remetente e o destinatário. Em qualquer caso, é importante entender as convenções de redação de cartas comerciais para que você possa ajustá-las com base em suas necessidades específicas.

Selecionando um formato e modelo

Decida se sua carta será enviada ao destinatário em cópia impressa ou em formato de e-mail. Isso dependerá do propósito da carta e do destinatário. Cartas comerciais podem ser enviadas com propostas de vendas aos clientes, destacando os pontos-chave da proposta. Eles também podem ser usados ​​para fornecer uma referência para um funcionário. Descubra como o destinatário gostaria das informações que você está enviando e use esse formato.

Existem modelos de cartas comerciais disponíveis no Microsoft Word que podem ser usados ​​para formatar o conteúdo. Na maioria dos casos, as cartas comerciais seguem um formato de carta em bloco, o que significa que todo o texto é justificado à esquerda da página. A carta está em espaço simples, com espaço duplo entre os parágrafos. Um espaço duplo também é conhecido como retorno de carro e pode ser feito pressionando “Enter” no teclado.

Configurando Margens

Na maioria dos modelos de cartas comerciais, as margens da carta são definidas em 1 polegada em todos os lados da página. Em alguns casos, pode ser necessário ajustar as margens de sua carta comercial. Por exemplo, se sua carta comercial acompanha outros documentos, como uma proposta de venda ou planilhas com margens diferentes, você pode ajustar as margens da carta para corresponder ao restante dos documentos, proporcionando uma aparência consistente para o destinatário.

Seleção de fontes

As fontes são categorizadas em duas áreas: serif e sans serif. As fontes com serifa têm um pequeno traço saliente que é anexado às linhas maiores. Times New Roman, Garamond e Bookman Old Style são exemplos de fontes serif. As fontes com serifa geralmente são melhores para materiais impressos. A maioria das empresas usa Times New Roman.

Fontes sem serifa não têm pequenos traços salientes nas linhas maiores das letras. Exemplos de fontes sem serifa são Arial, Helvetica e Verdana. Geralmente, as fontes sem serifa são mais utilizadas para materiais online. Independentemente de você escolher uma fonte serif ou sans-serif, é melhor evitar fontes inovadoras, como Comic Sans ou qualquer coisa com escrita cursiva, pois elas podem ser difíceis de ler e parecer pouco profissionais.

O tamanho da fonte que você escolhe pode depender da quantidade de conteúdo que você tem para sua carta e outros materiais que você está enviando com ela. Combine os outros materiais se possível para consistência. Mais comumente, as cartas comerciais são escritas em tamanho de fonte de 10 ou 12 pontos.

Escrevendo Preliminares

Comece a carta comercial com suas informações de contato, incluindo seu nome, cargo, endereço, número de telefone e e-mail. Use linhas de espaço simples e, em seguida, um espaço duplo antes da data.

Escreva a data no formato de mês, dia e ano. Adicione outro espaço duplo e, em seguida, escreva as informações de contato do destinatário. Comece com o nome, cargo, nome da empresa, endereço, telefone e e-mail, tudo em espaço simples.

Depois disso, adicione um espaço duplo e escreva a saudação. Em cartas comerciais, é comum usar "Para" ou "Caro", seguido do nome completo ou do cargo mais o sobrenome. Em cartas comerciais, use dois pontos após o nome, em vez da vírgula como nas cartas pessoais.

Comunicando a Mensagem nos Parágrafos do Corpo

Insira um espaço duplo e comece a escrever os parágrafos do corpo. Devem ter espaçamento simples, com espaço duplo entre cada parágrafo. Mantenha o conteúdo sucinto e claro. Indique o motivo da carta, algumas informações de apoio e um apelo à ação, se necessário.

Fechando com uma saudação apropriada

Adicione outro espaço duplo e termine a carta com um fechamento apropriado, como “Atenciosamente” ou “Obrigado pelo seu tempo”. Insira alguns espaços duplos para deixar espaço para uma assinatura e digite seu nome completo. Se você estiver imprimindo a carta, poderá assiná-la com tinta azul ou preta. Se você estiver enviando a carta por e-mail, poderá usar uma assinatura eletrônica.

Se você estiver enviando documentos adicionais com a carta, pode dobrar o espaço após seu nome e escrever “Anexos”. Depois disso, liste os nomes dos documentos que você está enviando na próxima linha.