Como faço minhas próprias verificações de folha de pagamento?

Quando os funcionários realizam trabalho para seus empregadores, o Departamento do Trabalho dos EUA exige que o proprietário da pequena empresa pague os funcionários de acordo. Entregar aos funcionários um cheque da folha de pagamento pelos serviços prestados mostra prova de pagamento, em vez de apenas distribuir dinheiro. Alguns empregadores terceirizam suas tarefas de processamento de folha de pagamento para um provedor de serviços de folha de pagamento. Essa empresa faz os cheques e os envia ao empregador. Como empregador, você pode fazer suas próprias verificações da folha de pagamento.

  1. Pedidos de cheques de folha de pagamento

  2. Solicite cheques do banco onde você tem sua conta de folha de pagamento ou veja se uma loja de materiais de escritório oferece cheques de folha de pagamento mais baratos. Escreva à mão esses tipos de cheques da folha de pagamento. O cheque deve incluir o nome da empresa, o número do cheque, a data do cheque, o valor líquido do pagamento, o nome do funcionário e possivelmente o endereço e o banco onde o cheque é sacado.

  3. Se o seu estado exige que você forneça aos funcionários um esboço de pagamento, você pode solicitar cheques de folha de pagamento pré-impressos com o esboço anexado de uma papelaria. Escreva à mão esses tipos de cheques, imprima-os em uma máquina de escrever ou use um software de folha de pagamento. Se você usar os cheques do banco, poderá fazer seu próprio holerite usando um programa de planilha.

  4. Configurar software de folha de pagamento

  5. Compre software de folha de pagamento para criar verificações de folha de pagamento. Esse método é particularmente útil se sua folha de pagamento incluir mais de 10 funcionários. O software de folha de pagamento elimina o processamento manual. O software calcula salários e deduções e cria contracheques e recibos de pagamento.

  6. Pequenas empresas com tarefas de processamento de folha de pagamento relativamente simples podem usar softwares como o QuickBooks. Empresas de médio porte com múltiplas frequências de pagamento e multiestado podem usar softwares como o Ultimate Software. Uma organização maior com requisitos de folha de pagamento mais complexos, incluindo importação de cronometragem e pagamentos por peça, pode usar o software FACT.

  7. Solicitar suprimentos para folha de pagamento

  8. Peça cheques de folha de pagamento em branco e o toner especial usado para imprimir esses cheques, normalmente da empresa de software de folha de pagamento. Use uma impressora a laser ao imprimir cheques por meio do software de folha de pagamento. Certifique-se de ter toner suficiente para evitar impressões pálidas nos cheques.

  9. Inscreva-se no serviço de folha de pagamento

  10. Inscreva-se em um serviço de folha de pagamento online. Empresas como a Intuit e a Sure Payroll permitem que você processe sua folha de pagamento e crie cheques de pagamento online. Você recebe um ID de usuário e senha exclusivos, permitindo que você carregue os dados da folha de pagamento para cada período de pagamento, imprima contracheques, gerencie os registros da folha de pagamento dos funcionários, imprima relatórios da folha de pagamento e acesse os formulários W-2 dos funcionários.

  11. Dica

    Se o funcionário tiver depósito direto, a parte superior do canhoto de pagamento pode se parecer com um cheque real. Deve ter “Não negociável” impresso nele. Isso significa que o funcionário já foi pago e, portanto, não pode sacar o canhoto.