Cinco etapas de um processo de licitação

Muitas pequenas empresas buscam expandir seu mercado por meio de licitações em projetos maiores ou de longo prazo. Os contratos podem incluir solicitações governamentais de propostas (RFPs) ou empresas que buscam ser o fornecedor principal de um determinado produto ou serviço para um grande conglomerado. Ao fazer uma licitação para um contrato, siga cinco etapas básicas para aumentar suas chances de ganhar o contrato.

Pesquisa e Planejamento

Essa etapa leva tempo para estabelecer as qualificações da sua empresa para atender às necessidades do projeto. É fundamental saber que sua empresa possui a experiência e os recursos para atender às necessidades de um grande contrato. Na fase de pesquisa e planejamento, considere seu próprio plano de negócios como um recurso de informação. Use as informações de solicitação de oferta de contrato e, em seguida, extraia os detalhes relevantes de seu próprio plano de negócios e aperfeiçoe-os para o projeto.

É importante fazer mais pesquisas sobre a empresa solicitante, colocando o edital de licitação para entender a missão e a visão da empresa. Você usará todas essas informações para estruturar seu lance de uma forma que seja adequada às necessidades da solicitação.

Preparando o lance

A criação da licitação requer a personalização de seu plano de negócios para destacar como sua empresa é capaz de atender à solicitação de licitação. Considere os custos de materiais, prazo e mão de obra necessários para concluir a licitação. Lembre-se de que uma licitação nem sempre é dada ao preço mais baixo, mas sim à empresa que melhor atende às necessidades da licitação. Analise os custos, verifique se eles são precisos e justifique os custos, com base nas necessidades do projeto. Seja claro se você está oferecendo descontos ou serviços premium e por que isso é benéfico para o projeto.

Envie o lance

A maioria das agências governamentais que buscam uma RFP ou Solicitação de Cotação (RFQ) utiliza portais online para enviar propostas. Certifique-se de aprender como os portais funcionam e que o envio vai para o lugar certo com a documentação correta anexada em um arquivo PDF combinado. A Small Business Administration (SBA) local é um bom recurso para ajudar a navegar nos sistemas governamentais.

Se a licitação for para uma organização do setor privado, descubra o melhor método de entrega da licitação. Embora os formatos digitais sejam amplamente aceitos porque são facilmente distribuídos às partes interessadas, algumas organizações podem querer licitações impressas. Siga suas regras para estabelecer seu profissionalismo.

Plataforma de Apresentação

Se você tiver feito todo o trabalho por meio de precificação adequada e envio da proposta, você pode ter a oportunidade de se reunir com a equipe de decisão que analisa a proposta. No mundo digital de hoje, espere apresentar pessoalmente ou por meio de reuniões online.

Esteja preparado para responder a perguntas sobre o lance, forneça detalhes adicionais sobre preços ou prazos. Geralmente, esse é o estágio em que você pode ser questionado se esse é o seu lance "melhor e final". Decida se há espaço para ajustes e informe ao grupo que você pode fornecer uma proposta revisada, se necessário. Certifique-se de detalhar o que muda por um preço mais baixo, seja a qualidade dos materiais, a experiência da mão de obra ou qualquer outro fator que afete o produto final.

Obtendo a adjudicação do contrato

Certifique-se de saber quando o contrato será concedido. Embora esses cronogramas estejam sujeitos a alterações, você deseja definir seus calendários e ter tempo suficiente para fazer os preparativos necessários para cumprir o contrato. As agências premiadas não esperam que um projeto comece imediatamente após a premiação, mas você precisará iniciar o diálogo sobre a definição das datas de início. Mantenha-se em comunicação com o líder de sua agência, anote quaisquer solicitações de mudanças no escopo e forneça ajustes ao contrato para elas. Seja profissional e entregue dentro do prazo para aumentar suas chances de futuros prêmios em licitações.