8 etapas do processo de compra de uma organização empresarial

Ao contrário dos hábitos de compra do consumidor, as empresas geralmente têm uma abordagem mais formal em relação às compras. Em vez de fazer compras por impulso, as empresas irão comparar preços, comparar fornecedores e comparar a qualidade dos bens e serviços antes de concluir uma venda. Embora algumas empresas possam gastar mais tempo em etapas específicas do processo ou possam eliminar certas etapas completamente, a maioria das compras entre empresas pode ser dividida em oito etapas distintas.

1. Um problema é identificado

O processo de compra não começa até que alguém identifique um problema dentro da organização, que pode ser resolvido com a compra de um bem ou serviço. Qualquer pessoa dentro da organização pode iniciar isso - desde um representante de atendimento ao cliente sem papel impresso - até o CEO que decide que é hora de expandir para uma instalação maior. Em alguns casos, um vendedor pode ajudar alguém na organização a identificar uma necessidade que ninguém havia reconhecido anteriormente.

2. Descrição de necessidade geral

Depois que um problema é identificado, a organização determina qual produto ou serviço é necessário. Quando um escritório está sem papel para a impressora, o gerente do escritório pode decidir que mais papel é necessário. No entanto, um engenheiro de software da mesma empresa pode sugerir que a organização deixe de usar o papel, fornecendo tablets a todos os funcionários do escritório.

3. Especificação do produto ou serviço

Uma vez que a necessidade geral seja acordada por aqueles que têm autoridade de compra naquela organização, eles restringirão as opções especificando o que o produto ou serviço deve oferecer. Se decidirem pelos tablets, eles especificarão o tamanho que desejam, a quantidade de memória que os tablets oferecem e assim por diante. Se decidirem no papel, eles determinarão a quantidade e a qualidade do papel necessária.

4. Pesquisa de fornecedor potencial

A terceira etapa do processo de compra envolve a procura de fornecedores potenciais. Se a empresa ainda não tem um relacionamento estabelecido com um fornecedor que oferece o produto, muitas vezes a empresa deve procurar online, participar de feiras ou contatar fornecedores por telefone. Os compradores determinam se os fornecedores são respeitáveis, financeiramente estáveis ​​e se estarão disponíveis para necessidades futuras.

5. Solicitação de propostas

Para grandes compras, as organizações geralmente redigem uma RFP formal, uma Solicitação de Proposta e, em seguida, enviam aos fornecedores de sua preferência. Como alternativa, eles podem tornar o processo público para que qualquer pessoa possa enviar uma proposta. Para compras menores, isso pode ser tão simples quanto consultar o preço em um site.

6. Avaliação e seleção de fornecedores

Nesta parte do processo, as propostas e preços dos fornecedores são avaliados para determinar quem está oferecendo o melhor preço e a melhor qualidade. Freqüentemente, o preço por si só é suficiente para ganhar os negócios de uma organização, já que muitas empresas irão pesar o preço contra as opções de financiamento, a reputação do fornecedor e se um fornecedor pode ou não fornecer bens e serviços futuros à organização.

7. Estabelecendo Crédito e Especificação de Pedido

Assim que o fornecedor vencedor é selecionado, a organização faz o pedido. Isso pode envolver estabelecer crédito com o fornecedor, concordar com os termos, bem como revisar os tempos de envio e quaisquer outras entregas que possam vir com a venda, como instalação ou treinamento do produto.

8. Avaliação de desempenho do fornecedor

Depois que o produto for entregue ou o serviço executado, a organização analisará a compra para ver se ela atende aos padrões aceitáveis. Para compras maiores, isso poderia ser uma revisão formal envolvendo os principais tomadores de decisão na organização e a equipe de vendas do fornecedor. Para compras menores, geralmente é informal. Por exemplo, se a empresa encomendou uma caixa de papel que chegou atrasada ou danificada, a empresa pode decidir não comprar daquele fornecedor novamente, sem nunca informar o fornecedor de um problema.