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Esteja você pagando salários ou contratando novos funcionários, convém fazer uma verificação do número da previdência social. Os empregadores são legalmente obrigados a inserir o nome e o número da previdência social (SSN) de cada funcionário no formulário W-2 federal. Esse identificador exclusivo também pode revelar informações sobre possíveis contratações e ajudá-lo a realizar uma pesquisa mais completa de antecedentes criminais. Siga as etapas abaixo para realizar uma pesquisa do número do seguro social e tomar decisões de contratação informadas.

Dica

A Administração da Previdência Social oferece uma ferramenta online gratuita que permite aos usuários verificar o SSN de funcionários atuais ou ex-funcionários. Se você deseja conduzir uma verificação do número do seguro social para possíveis novas contratações, clientes ou fornecedores, considere usar o Occuscreen ou outros serviços privados.

Verifique com o SSA

Como empregador, é sua responsabilidade verificar o nome e o SSN de cada funcionário antes de trazê-los a bordo. Em primeiro lugar, você deseja garantir que seu novo contratado seja um cidadão americano ou residente permanente. Em segundo lugar, é importante verificar sua identidade. Por exemplo, os criminosos podem fornecer SSNs que pertençam a bebês, crianças ou pessoas falecidas. Esses números podem ser usados ​​por anos sem que ninguém perceba.

A verificação do número da previdência social também é necessária ao preparar e preencher o formulário W-2. Dependendo do estado, os empregadores podem acabar pagando multas pesadas por relatar incorretamente esse número em W-2s. As empresas sediadas no Texas, por exemplo, devem pagar uma $50 taxa para cada SSN incorreto, avisa a Texas Workforce Commission. As penalidades podem ser substanciais para grandes organizações.

Uma forma de verificar o SSN de um funcionário é registrar-se na Administração da Previdência Social (SSA) e inscrever-se no SSNVS, um serviço online gratuito. O SSNVS permite que os usuários verifiquem de um a 10 nomes e SSNs por vez. Se você escolher esta opção, receberá os resultados imediatamente.

Os empregadores que contratam um grande número de pessoas ao mesmo tempo, bem como aqueles que procuram verificar os bancos de dados inteiros da folha de pagamento, podem verificar até 250.000 nomes e SSNs. Simplesmente liste os nomes de seus funcionários em um arquivo e carregue-o no sistema. Os resultados estarão prontos em um dia útil.

Com este serviço, você só pode verificar funcionários atuais ou antigos. O uso do SSNVS para verificar os números do seguro social de possíveis novas contratações é proibido por lei. Esta ferramenta online só deve ser usada quando existe uma relação oficial empregador-empregado.

Serviços de pesquisa de número de previdência social

O SSNVS não deve ser usado para verificar a identidade, pontuação de crédito e outras informações pessoais de um funcionário. Seu principal objetivo é ajudar os empregadores a preencher o formulário W-2 corretamente. Se você está tentando verificar uma nova contratação ou rastrear um cliente, considere o uso de uma ferramenta paga.

O Social Security Search da Experian, por exemplo, pode facilitar a detecção de fraudes e a localização de clientes com base em seu SSN. Esta ferramenta online recupera dados do banco de dados File One da Experian, oferecendo as informações de identificação mais recentes associadas aos seus clientes.

Outra opção é usar o Social Security Number Trace, serviço da Occuscreen. Essa ferramenta permite que os usuários verifiquem a validade de um SSN e descubram quando e onde foi emitido. Ele também fornece todos os nomes e endereços anteriores associados a esse número. Os resultados estão disponíveis em 24 horas. Com este serviço, os empregadores podem verificar as novas contratações em potencial e determinar a exatidão das informações recebidas delas.

Um serviço semelhante de pesquisa de número de previdência social é o Background Direct. Os usuários podem escolher entre três planos diferentes que incluem validação de SSN e acesso a registros criminais nacionais, listas de vigilância de terroristas e outros bancos de dados. O plano premium também permite que você verifique o histórico educacional e profissional de novos contratados e funcionários atuais.