Como faço para obter um número de identificação fiscal estadual para uma pequena empresa?

Não basta registrar sua empresa e adquirir um número de identificação fiscal federal. Você também precisa das permissões, licenciamento e registros fiscais corretos para estar em conformidade com os regulamentos federais, estaduais e locais. A maioria das novas empresas obtém um número de identificação do empregador federal (EIN) do IRS para declaração de impostos, mas os estados também atribuem números fiscais especiais. Depois de receber um EIN, verifique o conselho fiscal da franquia estadual para obter os números de identificação fiscais estaduais adequados exigidos por seu estado para operar seus negócios.

Número de identificação do empregado

Um número de identificação do empregador estadual é diferente de um EIN. Obtenha o EIN diretamente do IRS, preenchendo o Formulário SS-4 online ou enviando-o pelo correio. Isso é gratuito. Os serviços online são mais rápidos, emitindo imediatamente o seu EIN. Assim que tiver essa identificação, mantenha-a com o livro de registro da empresa, juntamente com o seu contrato social.

Os procedimentos para obter um número de estado variam de estado para estado. Por exemplo, o Texas Comptroller's Office usa um sistema de arquivos eletrônicos para atribuir esse número. Envie o nome legal completo da sua empresa, o EIN federal e as informações de contato pertinentes, e um número de 11 dígitos será atribuído à sua nova empresa. No Texas, não há cobrança de taxa.

A Califórnia, por outro lado, registra números de identificação fiscal por meio do Departamento de Desenvolvimento de Empregos. Ligue para 888-745-3886 ou vá ao Escritório de Imposto de Trabalho local para se registrar. O Havaí atribui números por meio do Departamento de Tributação e exige o preenchimento de um Formulário BB-1 preenchido. Isso é feito por meio do portal online.

Verifique com seu controlador estadual ou repartição de impostos de franquia para confirmar os formulários e detalhes de que você precisa.

Usos do EIN

Um dos principais motivos pelos quais uma empresa precisa de um EIN estadual é para serviços de folha de pagamento. Os cheques de pagamento e os 1099s emitidos usam EINs federais e estaduais para garantir a retenção de impostos adequada para o IRS e o conselho tributário estadual. Os estados variam em termos de imposto de renda estadual e imposto de desemprego. Em geral, você não conseguirá estabelecer serviços de folha de pagamento até que tenha um número de identificação estadual.

Você também usa o EIN estadual para adquirir quaisquer licenças de vendas necessárias para o seu negócio e fazer outros pagamentos de impostos de franquia para o seu estado. Por exemplo, o Texas exige uma licença de imposto sobre vendas para qualquer empresa que venda bens tangíveis, forneça serviços ou alugue bens imóveis no Texas. Não há taxa para a licença do Texas, embora outros estados possam exigir uma. Verifique com seu secretário de estado para confirmar as autorizações e licenças necessárias para negócios em seu estado.

Bancário e EINs

De modo geral, você usará o EIN federal da empresa para qualquer banco ou aplicativo de crédito. Além disso, muitos credores exigirão seu número de Seguro Social e garantias pessoais para empréstimos comerciais se você for uma pequena empresa nova. Mesmo com o EIN federal, os credores realizam buscas para confirmar se a empresa é uma entidade válida no estado. Se um credor não puder identificar um EIN estadual ou uma licença de imposto sobre vendas, isso pode impedi-lo de obter uma conta corrente comercial.

Certifique-se de que todas as contas financeiras da empresa sejam mantidas separadas dos fundos pessoais. A mesclagem de ativos muitas vezes nega qualquer proteção de responsabilidade fornecida por sociedades ou corporações de responsabilidade limitada.