Como fazer recibos de pagamento para funcionários

As declarações de salários, ou recibos de pagamento, tornam mais fácil para os funcionários controlar seus ganhos e solicitar empréstimos, hipotecas ou cartões de crédito. Como proprietário de uma pequena empresa, você pode usar um programa de esboço de pagamento gratuito para criar recibos de pagamento para sua equipe. A maioria dos programas de software de contabilidade também oferece essa opção. Antes de começar, certifique-se de saber o que está incluído em um holerite.

Dica

Proprietários de pequenas empresas podem usar geradores de esboço de pagamento ou baixar modelos de esboço de pagamento gratuitos e personalizá-los de acordo com suas necessidades. Programas de software de contabilidade e folha de pagamento, como Xero e Sage, têm ferramentas integradas para a criação de holerites online.

O que é um holerite?

Os recibos de pagamento exibem os salários ganhos por um determinado período, juntamente com quaisquer deduções pessoais, impostos, contribuições de funcionários e outros detalhes relevantes. Esses registros informam aos trabalhadores como seus salários são calculados. Normalmente, os recibos de pagamento são anexados aos cheques de pagamento ou emitidos em formato digital. Se você pagar sua equipe por depósito direto, poderá fornecer recibos de pagamento eletrônicos.

De acordo com o Departamento do Trabalho dos EUA, o Fair Labor Standards Act não exige que os empregadores emitam recibos de pagamento, mas eles ainda precisam manter registros dos salários e das horas trabalhadas de seus funcionários. Esses documentos confirmam que seus trabalhadores são classificados como empregados - não contratados - e que você está pagando impostos sobre a folha de pagamento, observa Policy Matters Ohio. Dependendo dos regulamentos do seu estado, você pode emitir recibos de pagamento em formato digital ou papel e enviá-los aos seus funcionários no dia do pagamento. Certifique-se de incluir as seguintes informações:

  • Nome e endereço da empresa
  • Nome do funcionário, endereço e número do Seguro Social
  • Lucro bruto e líquido
  • Horas trabalhadas e a taxa horária para o período de pagamento
  • Data de início e término do período de pagamento
  • Seguro saúde e outras deduções
  • Contribuições de funcionários
  • Impostos retidos
  • Pagamento atrasado, horas extras ou bônus (se aplicável)
  • Licença médica acumulada (necessária em alguns estados)

Por exemplo, os empregadores com sede na Califórnia são obrigados a fornecer holerites em formato de papel e registrar todas as deduções em tinta, de acordo com a Society for Human Resource Management. Alguns estados, como Alabama, Arkansas, Flórida e Louisiana, não exigem que os empregadores forneçam recibos de pagamento, relata o Interfaith Worker Justice.

Criar um holerite online

Como empregador, é do seu interesse fornecer comprovantes de vencimento aos funcionários, para que eles entendam a diferença entre o pagamento bruto e o líquido. Eles também podem precisar desses documentos para alugar uma casa ou apartamento, solicitar um empréstimo ou obter uma hipoteca. Além disso, os funcionários podem usar seus recibos de vencimento para verificar se eles se qualificam para programas de rede de segurança. Simplificando, um comprovante de salário serve como prova de renda.

Existem várias maneiras de criar um holerite. Por exemplo, você pode acessar Formulários jurídicos ou Stub Creator e baixar um modelo de esboço de pagamento gratuito. Preencha e envie para sua equipe em formato digital ou papel. O Gabinete do Comissário do Trabalho da Califórnia e outros sites estaduais também oferecem modelos de esboço de pagamento gratuitos. Se o modelo estiver disponível em formato PDF, você pode usar o Adobe Acrobat DC ou outro editor de PDF para personalizá-lo de acordo com suas necessidades.

Outra opção é usar um gerador de esboço de pagamento gratuito. O Shopify, por exemplo, oferece esse recurso e não requer uma conta de usuário. Preencha o formulário e pronto. O FormPros cobra uma pequena taxa para cada holerite gerado, mas tem mais recursos do que o Shopify e outras ferramentas gratuitas. O programa pode calcular automaticamente ganhos brutos e líquidos, deduções, impostos e contribuições com base nas leis de seu estado.

A maioria dos programas de contabilidade e folha de pagamento tem geradores de holerite embutidos. Se você for assinante do Sage, Patriot Software ou Xero, não precisará pagar a mais por esta opção. Além disso, você obtém configuração gratuita da folha de pagamento, ferramentas de gerenciamento de estoque, processamento de pagamento por depósito direto e outros recursos úteis.