As organizações sem fins lucrativos precisam usar um W-9?

Se você dirige uma empresa de caridade, uma de suas maiores questões provavelmente envolve os requisitos W-9 para organizações sem fins lucrativos que a Receita Federal estabeleceu. Durante anos, o IRS exigiu que os contribuintes preencham formulários específicos que identificam quem são e o tipo de compensação que receberam durante o ano. Pessoas que trabalham para uma organização sem fins lucrativos normalmente preenchem um formulário W-2 para cumprir os requisitos do IRS para salários, vencimentos e outras receitas recebidas. Os contratados independentes devem preencher um Formulário 1099. No entanto, apesar do fato de as organizações de caridade serem isentas de impostos, há circunstâncias nas quais eles são obrigados a preencher um W-9 para organizações sem fins lucrativos.

Definição de status de isenção de impostos de organização sem fins lucrativos

A seção 501 do código do IRS descreve os requisitos de elegibilidade para que uma organização sem fins lucrativos receba o status de isenção de impostos. As empresas que existem com o único propósito de realizar trabalhos de caridade ou outros fins, como a prevenção de crueldade contra animais ou realocação de crianças refugiadas de guerras estrangeiras para os EUA, podem se inscrever para obter o status de isenção de impostos. No entanto, devido às leis fiscais especiais aprovadas pelo Congresso, a maioria das igrejas e organizações religiosas também se qualificam para o status de isenção de impostos. Essa isenção se aplicaria apenas à renda que está diretamente relacionada aos serviços religiosos prestados pelas igrejas. A renda que deriva de um serviço que não está relacionado à atividade religiosa da igreja estaria sujeita à taxa normal de imposto. É importante lembrar que indivíduos e parcerias não se qualificam para o status de isenção de impostos.

Objetivo do formulário W-9 para organizações sem fins lucrativos

O Formulário W-9 do IRS é um formulário sem fins lucrativos isento de impostos, exigido mesmo que as organizações de caridade não estejam sujeitas à retenção de impostos padrão. As pessoas que trabalham por conta própria ou as pessoas que são contratadas independentes geralmente preenchem este documento, que é oficialmente intitulado como formulário de Solicitação de Número de Identificação de Contribuinte e Certificação. Sempre que um contratado fornece um serviço a uma empresa, o IRS exige que o contratado preencha um Formulário W-9. As informações no Formulário W-9 são usadas no formulário 1099-MISC que documenta a quantia em dinheiro paga a um contratante.

Circunstâncias que exigem um formulário W-9

As organizações de caridade são obrigadas a preencher este formulário de isenção de impostos para organizações sem fins lucrativos se prestaram serviços de trabalho para outra empresa durante o ano. Por exemplo, se você dirige uma organização sem fins lucrativos para crianças refugiadas e fornece serviços de consultoria para uma agência que lida com a adoção dessas crianças, a agência de adoção enviará a você um formulário W-9 sem fins lucrativos de isenção de impostos para você preencher.

Requisitos do formulário W-9

Os requisitos do Formulário W-9 incluem o preenchimento de informações sobre o nome legal de sua organização de caridade, inserindo o código de isenção de impostos para sua organização sem fins lucrativos, que na maioria dos casos será um 501 (c) (3), o endereço comercial de sua empresa, e o Número de Identificação do Contribuinte sob o qual você opera. O NIF é fundamental para o preenchimento deste documento, pois é o número de nove dígitos emitido pela Receita Federal para fins fiscais. Lembre-se também de que o W-9 não é válido até que você assine e date o documento. Assinar o formulário é a confirmação para o IRS de que o status de isenção de impostos de sua organização não está sujeito à retenção na fonte.

Enviando o Formulário W-9

Depois de atender a todos os requisitos do W-9, você deve enviá-lo à empresa que enviou o documento. Em muitos casos, você pode enviar o formulário de volta para a empresa solicitante por e-mail. É importante que você obtenha o consentimento da empresa que precisa do W-9 antes de enviá-lo eletronicamente, porque algumas empresas podem querer que você o envie por fax ou pelos correios. Se você estiver enviando o W-9 como um anexo de e-mail, deve considerar criptografar o conteúdo para garantir o máximo de confidencialidade e segurança.