Como os procedimentos de documentação contribuem para um bom controle interno?

As empresas implementam controles internos para limitar os riscos. Os possíveis riscos incluem perdas, mau desempenho nos contratos, má qualidade e não conformidade com os regulamentos. Os procedimentos de documentação detalham os documentos de que a empresa necessita para implementar seus sistemas de controle e atribuir responsabilidades por tarefas e ações. As pequenas empresas geralmente exigem menos documentação ou controles do que operações maiores porque cada funcionário desempenha várias funções de trabalho e as responsabilidades são mais claras. Procedimentos de documentação eficazes, resultando em um mínimo de controles eficientes, podem dar às pequenas empresas uma vantagem competitiva.

Organização

A base do controle interno eficaz é um organograma que inclui descrições de cargos. Os procedimentos de documentação devem especificar que as descrições dos cargos detalham claramente as tarefas e responsabilidades de cada cargo na empresa. Os procedimentos de documentação atribuem responsabilidade pela preparação e atualização do organograma e como a empresa usa o organograma. Normalmente, os funcionários recebem uma cópia com detalhes sobre sua posição e descrição do trabalho ao iniciar o emprego.

Políticas e procedimentos

Os procedimentos de documentação geralmente especificam que um manual do funcionário deve conter toda a documentação de política e procedimento relevante. Eles detalham o que o manual deve incluir, quem é responsável por redigir e atualizar as políticas e procedimentos e como a empresa os comunica aos funcionários. Os procedimentos de documentação geralmente especificam que os funcionários recebem uma cópia do manual quando começam a trabalhar, assinam o recebimento e concordam em cumprir as políticas e procedimentos. Eles recebem atualizações à medida que ocorrem.

Autorizações e aprovações

Os organogramas documentados e os manuais dos funcionários formam a base dos controles internos, mas devem conter as medidas de controle reais. Os procedimentos de documentação detalham tais medidas. Eles descrevem documentos que listam os funcionários que podem tomar decisões e aprovar despesas. Cada um desses documentos deve especificar exatamente o que o funcionário pode autorizar ou aprovar, que forma a aprovação ou autorização terá e os limites. Um exemplo típico é que um determinado funcionário está autorizado a aprovar uma compra de até $ 10.000 ao rubricar a requisição correspondente.

Documentação de suporte

Fortes sistemas de controle interno contam com documentação de apoio para detalhar a base para as decisões. Os procedimentos de documentação especificam quais decisões exigem documentação de apoio e detalham sua natureza. Por exemplo, a aprovação de um pedido de compra pode exigir uma requisição. O procedimento de documentação especifica que um funcionário deve preparar uma requisição antes de solicitar a aprovação de um pedido de compra e detalha as informações que a requisição deve conter.

Comunicando

Um elemento-chave no controle interno é o relato de informações importantes da empresa. Os procedimentos de documentação fortalecem o controle interno, especificando quais informações esses relatórios devem incluir, quem é responsável por sua preparação e quem receberá os relatórios. Alguns relatórios contêm informações confidenciais e o procedimento de documentação deve especificar quais relatórios são confidenciais e detalhar as medidas de segurança correspondentes.

Reconciliação

Mesmo em pequenas empresas, os procedimentos de documentação resultam em vários documentos que têm fontes independentes. Um método eficaz de verificar sua precisão é instituir a reconciliação entre dados comparáveis ​​de diferentes autores. O procedimento de documentação deve especificar qual reconciliação deve ocorrer e quem é o responsável por realizá-la. Ele deve detalhar um método para lidar com as discrepâncias e atribuir responsabilidades para resolver as diferenças.