As vantagens de pagar funcionários quinzenais em vez de semanais

Tradicionalmente, os empregadores estabelecem folhas de pagamento semanais, quinzenais, quinzenais e / ou mensais. Uma folha de pagamento semanal ocorre uma vez por semana, e uma folha de pagamento quinzenal ocorre a cada duas semanas. O pagamento quinzenal, em vez de semanal, oferece inúmeros benefícios para o empregador e o funcionário, em grande parte devido à simplificação do processamento e menos transações.

Reduz o tempo de processamento

O processamento da folha de pagamento inclui o cálculo de salários regulares e de horas extras, salários e, se aplicável, remuneração adicional, como comissões, bônus e pagamento de horas extras e retroativas. Também inclui o cálculo de deduções, como impostos sobre a folha de pagamento, deduções voluntárias e penhoras salariais. Impostos e benefícios devem ser contabilizados a cada ciclo de pagamento. Dependendo do tamanho da folha de pagamento, isso pode ser um processo demorado.

Pagar os funcionários quinzenalmente em vez de semanalmente exige que o empregador processe a folha de pagamento apenas uma vez a cada duas semanas. Isso reduz o tempo gasto no processamento da folha de pagamento, essencialmente cortando-o pela metade. O processamento quinzenal também reduz a probabilidade de erros na folha de pagamento.

Muitas vezes economiza dinheiro

Muitos empregadores usam provedores de serviços de folha de pagamento para processar sua folha de pagamento. O fornecedor normalmente cobra uma taxa fixa pelo processamento, mas pode cobrar extra para cada transação de depósito direto e cheque em tempo real, além do serviço de correio. O pagamento quinzenal em vez de semanal reduz as taxas do fornecedor e pode representar uma economia considerável, dependendo das etapas reais envolvidas na folha de pagamento de uma determinada empresa.

Trilha de papel menor

O governo federal tem leis de manutenção de registros da folha de pagamento que os empregadores devem cumprir. No final de cada ciclo da folha de pagamento, muitos empregadores imprimem e arquivam os registros da folha de pagamento, que relacionam os dados da folha de pagamento de cada funcionário para o período de pagamento. Isso inclui a base sobre a qual os salários foram pagos e as deduções retidas. Embora o software de folha de pagamento possa armazenar dados da folha de pagamento por vários anos, manter cópias impressas é essencial em muitas empresas para manter um sistema de arquivamento confiável. Pagar os funcionários quinzenalmente em vez de semanal significa menos papelada para arquivar e mais espaço de armazenamento.

Simplifica a Reconciliação

Uma folha de pagamento semanal exige que o empregador analise os cheques emitidos todas as semanas e compare-os com os que ainda estão pendentes. Com uma folha de pagamento quinzenal, menos cheques ativos são emitidos, o que significa menos cheques para rastrear. Isso também pode resultar em menos cheques roubados e perdidos.

Benefícios para funcionários

Uma folha de pagamento quinzenal exige que os funcionários sem depósito direto levem menos cheques ao banco para descontar seus cheques do que uma folha de pagamento semanal. O pagamento semanal significa que dois dos contracheques semanais da funcionária provavelmente equivalem ao seu pagamento quinzenal. Receber uma quantia maior quinzenalmente permite que o funcionário pague várias contas de uma vez e pode resultar em sobras extras para economias ou outros fins.

Dica

Se você planeja mudar seu sistema de folha de pagamento semanal para bissemanal, certifique-se de que seus funcionários estejam cientes da mudança com bastante antecedência. Explique os benefícios, para a empresa e para os colaboradores, da programação quinzenal para que a equipe entenda o motivo da mudança.