Vantagens e desvantagens de um orçamento de item de linha

Não é surpreendente que tantas pequenas e médias empresas usem orçamentos de itens de linha. Eles são fáceis de usar e rápidos de criar. Você não precisa de um diploma de contabilidade para descobri-los. Mas há boas razões pelas quais as empresas também ficam frustradas com os sistemas de orçamento por itens de linha. Considere as vantagens e desvantagens do orçamento do item de linha antes de decidir que tipo de orçamento funcionará melhor para sua empresa.

Fácil de criar

Um dos motivos pelos quais o orçamento de itens de linha é tão popular é que é muito fácil criar orçamentos de itens de linha. Não é necessário ter experiência em contabilidade para criar um orçamento de item de linha ou entender um criado por outra pessoa. Para criar um orçamento de item de linha:

  1. Crie uma coluna intitulada Despesas. Agrupe despesas semelhantes em categorias, como material de escritório, salários, treinamento, marketing, etc. Liste cada categoria em uma linha separada na coluna Despesas.

  2. Crie uma coluna intitulada Ano anterior e preencha o ano, como 2018. Para cada item de linha, registre quanto a empresa gastou nessa categoria no ano passado.

  3. Crie uma coluna intitulada Ano atual e preencha, por exemplo, 2019. Consulte quanto a empresa gastou no ano passado em cada categoria e decida se deve alocar mais ou menos para isso no próximo ano. Registre o novo valor orçado para cada linha de categoria.

  4. Para controlar as despesas ao longo do ano, faça uma coluna para cada mês. No final de janeiro, ou no início do ano fiscal, some o que a empresa gastou em cada categoria e registre em cada linha. Faça o mesmo para cada mês.

Você pode pedir a cada gerente de departamento para criar um orçamento de item de linha também. Por exemplo, o gerente do escritório pode criar um orçamento com cada tipo de material de escritório - papel de fotocopiadora, blocos de notas, canetas e assim por diante - como um item de linha. O gerente de marketing pode ter despesas com itens de linha para publicidade, eventos, relações públicas e outros eventos semelhantes. Cada gerente pode então olhar para vários meses de entradas e ver quanto está sendo gasto em cada item de linha.

Fácil de entender e analisar

Durante o ano, você pode ver quanto do orçamento gastou para cada item de linha e projetar se estará dentro do orçamento ou se estará acima ou abaixo do orçamento no final do ano. Você pode até mesmo projetar vários anos à frente, comparando seu orçamento atual com o orçamento do ano anterior para cada item de linha e aumentar ou diminuir o orçamento de cada um com base na direção que você planeja seguir para a empresa no futuro. Analisar o orçamento de um item de linha é fácil de fazer porque é muito simples. Cada despesa é explicada, linha por linha.

Difícil de ajustar

Os orçamentos de itens de linha não devem ser orçamentos fluidos que podem ser ajustados ao longo do ano. Se um gerente percebe em março, por exemplo, que seu departamento está acima do orçamento porque os custos de vários itens necessários aumentaram além das expectativas, ele não pode fazer ajustes para isso sem obter a aprovação da alta administração. Portanto, ele sabe que ultrapassará o orçamento do ano, a menos que faça cortes em outras áreas. Esse tipo de dilema pode fazer com que os gerentes tomem decisões precipitadas - como reduzir a publicidade - apenas para recuperar uma perda de orçamento.

Sem espaço para justificativa

O orçamento por item de linha, por sua natureza, inclui apenas despesas. Não há coluna para receitas ou lucros obtidos. Portanto, quando um item de linha ultrapassa o orçamento, não há como mostrar o motivo, mesmo que seja por causa de um aumento na receita. O ditado - "Você precisa gastar dinheiro para ganhar dinheiro" frequentemente é verdade. Se surgir uma oportunidade em que você pode participar de uma feira de negócios que antes não estava disponível para você, e o gerente sabe que a feira traria muitos novos leads, ele deve ultrapassar o orçamento para comparecer à feira. Mesmo que isso traga novos negócios e receita para a empresa, ela não tem onde mostrar isso em um orçamento de item de linha.