O que é um ID de funcionário?

Um ID de funcionário é um código usado por um empregador para identificar exclusivamente as pessoas que trabalham em uma organização. Os IDs dos funcionários permitem uma manutenção de registros precisa e simplificada e ajudam a preservar as informações confidenciais. Se você dirige uma pequena empresa com poucos funcionários, a identificação do funcionário pode não ser uma preocupação urgente, mas à medida que sua empresa cresce, ela assume maior importância.

Por que não o SSN?

Um número de identificação de funcionário não é o mesmo que um número de identificação fiscal ou número do Seguro Social (SSN) que é atribuído pelo governo federal. Embora os SSNs sejam outra forma útil de identificação, eles devem ser mantidos em sigilo e não devem ser usados ​​para a manutenção de registros do dia a dia. Os ladrões de identidade procuram os SSNs porque eles identificam com exclusividade os cidadãos dos EUA. Identificar os ladrões pode usar números do Seguro Social para criar cartões de identificação falsos e outros documentos fraudulentos. Isso é mais difícil de fazer com os IDs dos funcionários, uma vez que eles não têm uso fora dos registros internos da empresa.

O problema de “John Smith”

Conforme sua empresa cresce, aumenta a probabilidade de você empregar várias pessoas com o mesmo nome, especialmente para nomes comuns. Embora nomes do meio e títulos como "Doutor" possam ajudar a distinguir as pessoas, isso nem sempre funciona. Um sistema de IDs de funcionários exclusivos permite que você identifique e contabilize pessoas com o mesmo nome.

Formato do código de identificação

Quando você cria um código de ID de funcionário, o formato é inteiramente sua. Pode ser um número ou uma combinação de letras, números e outros símbolos. Uma empresa pode usar o ID para identificar o tipo de um funcionário; por exemplo, um “T” seguido por alguns dígitos pode identificar essa pessoa como um técnico. Algumas empresas usam um esquema de numeração sequencial em que os trabalhadores que ingressaram no início têm números baixos e os contratados posteriormente têm números maiores.

Controle central de números de identificação

É importante que sua empresa atribua novos números de identificação em um local único ou centralizado na empresa, como o departamento de Recursos Humanos, ou para pequenas empresas, o contador ou o encarregado da folha de pagamento. Ao centralizar a responsabilidade, reduz a chance de dar o mesmo número a mais de uma pessoa ou de a mesma pessoa acabar com vários números. A exclusividade é crucial para um sistema contábil que funcione sem problemas.

ID multiuso

É possível que sua organização use um número de funcionário para diversos fins. Por exemplo, um estagiário não remunerado pode não estar no sistema de folha de pagamento, mas ainda precisa de recursos como chaves e acesso ao computador. Se sua empresa contratar o estagiário, ele pode manter o mesmo número; você não precisa inseri-los novamente em seu sistema de contabilidade.

ID do funcionário e bancos de dados

Os IDs dos funcionários ajudam a tornar a manutenção de registros computadorizados eficiente, reduzindo a redundância de informações. Por exemplo, um arquivo de funcionário pode ter a ID do funcionário, nome, endereço residencial e número de telefone. Um arquivo para controlar o tempo de férias pode conter apenas o número de identificação e a data das férias. O computador une os dois arquivos automaticamente usando o número de identificação, permitindo que você veja o nome do funcionário e seu tempo de férias em um relatório.

Empregado vs. ID do empregador

Não confunda um ID do funcionário com o ID do empregador (EIN). O último é um código atribuído pelo governo federal a empresas para fins fiscais e de relatórios. É semelhante a um número de Seguro Social, pois identifica a empresa de forma exclusiva. Qualquer empresa dos EUA que emprega pessoas precisa de um EIN.