Como fazer um W-2 para dar aos seus funcionários

Janeiro é sempre um mês agitado para os departamentos de contabilidade e proprietários de pequenas empresas, que preparam documentos fiscais para os funcionários e seus negócios. A declaração de salários e impostos de um funcionário, conhecida como W-2, é o documento oficial usado para declarar os rendimentos tributáveis, bem como o valor do imposto retido para a Previdência Social, Medicare e governos estaduais e locais. Este importante documento não é usado apenas pelo Internal Revenue Service (IRS) para fins fiscais, mas ao longo da vida de um funcionário, seu histórico de rendimentos é usado pela Social Security Administration (SSA) para determinar a elegibilidade e os benefícios na aposentadoria.

Compreendendo o W-2

Antes de gastar tempo preenchendo qualquer formulário, certifique-se de estar usando o correto. Os empregadores são obrigados a preencher os formulários W-2 para qualquer funcionário a quem tenham feito qualquer pagamento, incluindo pagamentos não em dinheiro, em troca de serviços durante o ano.

Mesmo se você não for uma empresa oficial, mas pagar alguém como empregado doméstico, você deve apresentar um W-2 para essa pessoa. No entanto, se você pagou um empreiteiro (não funcionário) pelo trabalho, precisará usar um formulário diferente, o 1099-MISC.

Coisas que você vai precisar

  • Formulário W-2 e formulário W-3

  • Dados anuais da folha de pagamento

  • Números de dedução anual

  • Software de contabilidade de folha de pagamento

  • Impressora

  1. Escolha o seu formato de arquivamento

  2. Você tem duas opções quando se trata de preencher seus documentos W-2. Você pode preencher formulários em papel ou arquivar eletronicamente no site Business Services Online da SSA.

  3. Formulários de papel

  4. Se você optar por usar os formulários em papel, deverá solicitá-los ao IRS. O pedido online fácil está disponível em seu website em www. irs.gov/orderforms. Certifique-se de solicitar o formulário para o ano correto; em janeiro, você preencherá os formulários relativos ao ano que acabou de ser preenchido, não ao ano em curso. Sempre imprima de forma legível em tinta preta. Você pode enviar até 249 formulários de funcionários usando este método.

  5. Preenchimento eletrônico

  6. Uma maneira mais rápida de preencher seus formulários é usar o site gratuito Business Services Online (BSO) operado pelo SSA. Você precisará configurar uma conta e senha, que devem ser alteradas regularmente.

  7. Você pode inserir manualmente até 50 funcionários por envio por meio deste sistema. Você também pode fazer upload de um arquivo de salários formatado para um grande número de funcionários. As instruções de formatação podem ser baixadas do site da BSO.

  8. Reúna informações sobre salários de funcionários

  9. Execute relatórios de resumo da folha de pagamento para cada funcionário. Os relatórios devem detalhar quanto dinheiro foi pago durante todo o ano, bem como o valor dos impostos retidos para imposto de renda federal, impostos estaduais e locais, seguro social e impostos do Medicare.

  10. Insira dados em cada formulário

  11. Siga as instruções fornecidas pelo IRS para preencher cada formulário W-2. Você irá inserir as seguintes informações:

    • Nome, endereço e número do Seguro Social de cada funcionário
    • Seu nome comercial, endereço, EIN (Employer Identification Number) e número de identificação do estado
    • Totais de salários, gorjetas e outras remunerações
    • Totais para impostos em cada categoria
    • Adiamentos eletivos ou contribuições Roth IRA designadas, se aplicável
    • Custo tributável do empregador pago seguro saúde ou vida, se aplicável
  12. Ao inserir dados em formulários online, salve os dados após cada entrada. Você pode sair do site se precisar e retornar para concluir seu trabalho posteriormente.

  13. Revise seus W-2s concluídos

  14. Depois de inserir todos os W-2s de seus funcionários, verifique a precisão. O SSA recomenda imprimir cópias não oficiais e entregá-las aos seus funcionários para revisão. Verifique especificamente a grafia dos nomes, endereços corretos e números de Previdência Social corretos. Se você enviar os formulários e encontrar erros posteriormente, será necessário reenviar um formulário corrigido.

  15. Imprima e distribua seus formulários

  16. Quando tudo for verificado como correto, imprima seus W-2s e distribua-os aos seus funcionários. Certifique-se de enviá-los até 31 de janeiro para cumprir o prazo do IRS.

  17. Envie formulários para o SSA

  18. A última etapa é arquivar todos os formulários no SSA. Embora o IRS e os governos estaduais e locais usem o W2 para verificar os rendimentos, é a Administração da Previdência Social que supervisiona o arquivamento desses documentos. Com os métodos em papel e eletrônico, você também receberá um W-3, que é o formulário de Transmissão de Declarações de Salários e Impostos; ele deve ser enviado junto com cada lote de W-2s.

  19. Pense no W-3 como a carta dos "totais". Você listará todas as informações de identificação do seu empregador e os valores totais pagos ou retidos em cada categoria relatada para toda a sua empresa. Você também fornecerá o número total de W-2s individuais enviados por sua empresa. O W-3 atua como uma verificação para identificar quaisquer erros em seu envio.

  20. Dica

    Não imprima uma cópia da versão em vermelho do formulário W-2 encontrado no site do IRS e envie para o SSA. O formulário não pode ser digitalizado e não será aceito; você pode até ser penalizado. Em vez disso, peça formulários impressos diretamente do IRS e envie-os pelo correio ou envie-os eletronicamente para a Administração da Previdência Social por meio de seu site de serviços online.