O objetivo do planejamento de contingência

Ninguém pode prever o futuro ou como os eventos externos e as condições de mercado afetarão sua capacidade de continuar operando. Mas as empresas podem se preparar para eventos fora de seu controle. Usando um processo “e se”, as organizações desenvolvem planos de contingência, às vezes chamados de planos de continuidade de negócios, para identificar cenários desconhecidos que podem afetar suas operações, como terremotos, incêndios, violência e outras situações e como eles responderão a cada cenário.

O que é planejamento de contingência?

Uma contingência é qualquer coisa que ocorre fora do intervalo de operações normais que pode afetar adversamente a capacidade de operação de uma organização. Em termos simples, o planejamento de contingência está relacionado à preparação e é parte integrante do planejamento regular de operações. Um plano de contingência é um modelo de como lidar com eventos incomuns. Independentemente do tamanho, todas as organizações precisam de planos de contingência.

Por que uma empresa precisa de metas de contingência?

O objetivo de um plano de contingência é permitir que uma organização volte às suas operações diárias o mais rápido possível após um evento imprevisto. O plano de contingência protege os recursos, minimiza os inconvenientes para o cliente e identifica o pessoal-chave, atribuindo responsabilidades específicas no contexto da recuperação. Por exemplo, os recursos humanos podem desenvolver planos de evacuação de funcionários; apoiar programas de benefícios de funcionários, como assistência médica ou compensação trabalhista; ou contratar trabalhadores temporários conforme necessário.

Os planos de contingência abrangem toda a organização e são específicos do departamento. Por exemplo, os departamentos de serviços de informação normalmente têm um plano de recuperação de desastres para proteger, restaurar e usar os dados da empresa, incluindo hardware de computador, software e manuais de instrução.

Quem é responsável pela contingência de riscos?

A liderança sênior tem responsabilidade geral pelo planejamento de contingência, incluindo o financiamento do trabalho para desenvolver, testar e manter o plano. Muitas organizações indicam um coordenador ou gerente de plano de contingência que tem responsabilidade geral pelo desenvolvimento e manutenção do plano. Em uma pequena empresa, o coordenador pode ser o proprietário ou gerente. Ela se comunica com os funcionários e os treina sobre o plano e suas responsabilidades. Ela testa regularmente o plano usando situações simuladas para identificar problemas e áreas de melhoria e atualiza o plano para refletir as mudanças na organização e na tecnologia.

Questões das partes interessadas e requisitos regulatórios também são incorporados ao processo de planejamento. Por exemplo, se um furacão estiver se movendo para a área, os gerentes de contas do cliente terão um script ou lista de verificação para usar na comunicação com cada cliente.

Dicas para desenvolver um plano de contingência

O desenvolvimento de um plano de contingência começa identificando as áreas funcionais essenciais para as operações de negócios e, em seguida, seguindo as etapas-chave para cada área da seguinte forma:

  • Determine como cada situação, como incêndio ou inundação, afetaria essas áreas-chave; quais ações seriam tomadas; e os recursos necessários para cada um.

  • Estabeleça metas para o retorno às operações essenciais e às operações normais completas.

  • Identifique cada processo necessário e documente cada etapa do processo, o que precisa ser feito, junto com os funcionários e outros recursos necessários para concluir o trabalho.

  • Desenvolva planos para cada área funcional e para a organização como um todo e, em seguida, teste e refine os planos regularmente.

  • Por fim, implemente um plano de comunicação e educação para manter os funcionários informados sobre as mudanças e lembrá-los de suas funções e responsabilidades.