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Os proprietários de empresas melhoram sua imagem comercial pública quando suas políticas corporativas são firmemente estabelecidas para comunicações profissionais. Tornou-se comum os funcionários serem muito informais quando se trata de e-mails comerciais. E, embora seja comum, ser informal sobre emails comerciais não é o padrão comercial aceito. Os proprietários de empresas precisam perceber que estabelecer o tom certo define o tom para toda a carta.

Comece com a saudação. Limite as opções de saudação, dando aos funcionários as escolhas adequadas.

A Saudação Padrão

A saudação padrão é "Prezado Sr. (sobrenome da pessoa)". E, como é feito na correspondência postal tradicional, usar a saudação padrão mostra respeito e profissionalismo. Alguns podem considerar isso antiquado, mas é mais aceitável do que ser inadvertidamente ofensivo.

Uma saudação que começa com "Caro" é atemporal. Use o sobrenome da pessoa, se o tiver ou se o relacionamento for novo. Isso mostra respeito.

Por exemplo, "Prezado Sr. Jones" é preferível a "Caro John". Se você não tiver certeza sobre o cargo da pessoa (Sr., Sra., Sra. Ou Srta.) Ou o sobrenome, é aceitável usar o primeiro nome. Deve ser política padrão da empresa que os funcionários tentem descobrir o sobrenome do destinatário antes de recorrer ao primeiro nome.

Uma saudação mais amigável

Às vezes, os e-mails são escritos usando padrões menos formais simplesmente porque o remetente deseja ser mais amigável. Por exemplo, "Olá" é mais amigável do que "Querido". Isso pode ser usado mesmo em uma comunicação fria, em que o remetente não tem o nome do destinatário. Também é usado com o primeiro nome, como em "Oi, Jennifer".

O proprietário de uma empresa pode ter relacionamentos específicos com o cliente, onde isso é usado em vez da saudação formal, conforme definido pelos procedimentos da empresa. Por exemplo, a equipe pode embarcar um novo cliente e perguntar se ela prefere ser chamada pelo nome ou sobrenome.

Profissional mas cordial

Os proprietários de empresas veem "Saudações:" usado na correspondência. É uma saudação aceitável, mas sugere um relacionamento comercial cordial, em vez de um relacionamento formal. Isso parece uma tentativa de ser amigável e diferente, mas ainda é considerado formal. Muitas vezes é visto em e-mails frios ou em correspondência em que o remetente não tem um relacionamento forte com o destinatário.

Saudações a evitar

Pense na pessoa que lê o e-mail antes de escrever a saudação. Quando você não tiver certeza de como iniciar um e-mail comercial, opte pelas saudações tradicionais. Começar o e-mail com "Ei" é frequentemente visto entre os funcionários mais jovens, que adotam uma abordagem casual para tudo.

No entanto, isso é muito casual para a maioria das situações de negócios por causa do desrespeito potencial sentido por alguns destinatários. Isso é especialmente verdadeiro quando um membro mais jovem da equipe envia um e-mail para um cliente em potencial ou colega de trabalho mais velho.

Outra saudação a evitar é: "A quem possa interessar", a menos que você não tenha absolutamente nenhuma idéia da identidade do destinatário. Esta saudação sugere um e-mail cego que não tem qualquer relação com o destinatário. A maioria dos destinatários imediatamente vê isso como um e-mail cego e pode descartá-lo antes de lê-lo. Por exemplo, "Olá" é mais amigável do que "Prezado" e é mais comum quando o remetente tem uma relação positiva estabelecida com o destinatário.

Dica

É melhor manter as coisas curtas se você não tiver muitas informações. "Oi" é melhor do que "Caro amigo", mesmo que você não tenha um nome depois de "Oi".