Como planejar uma cerimônia de corte da fita para uma pequena empresa

Não se esqueça da tesoura gigante

Cerimônias de corte de fita são um pouco como casamentos. Não importa o quanto você tente, sempre acontece algo no último minuto que deixa os planejadores em estado de nervosismo. Alguém se esqueceu de enviar uma pilha de convites. Os panfletos anunciaram o evento para quinta-feira, mas informavam a data errada.

O bufê chega tarde e o camarão ainda está congelado. Recortes de fitas, como casamentos, são programados para ter aquele "Ta Da!" momento. Cuide dos detalhes importantes para garantir que seu "Ta Da!" momento é feliz.

Quando fazer uma cerimônia para o corte da fita

Nem toda ocasião é apropriada para uma cerimônia de corte de fita. Você precisa ter algo novo e GRANDE para exibir: um negócio totalmente novo, novas instalações, uma grande reforma para acomodar o crescimento ou um exemplo dos novos serviços que você estará oferecendo. Quando você quer chamar a atenção em grande estilo, uma cerimônia de corte de fita faz um grande sucesso sem ter que gastar uma grande quantia de dinheiro.

Escolha sua data e hora

Dê a si mesmo um mês para planejar a cerimônia e entrar nos calendários das pessoas que deseja comparecer. Se o seu novo espaço ainda estiver sendo concluído, espere até ter certeza de quando o novo espaço realmente estará concluído antes de planejar o corte da fita. Não acredite na palavra do empreiteiro. Muitas coisas estão fora de seu controle, incluindo quando seus fornecedores realmente farão as entregas.

Verifique com sua Câmara de Comércio e com quaisquer funcionários que você deseja participar antes finalizando a data. Tê-los presentes torna o seu negócio e as suas notícias mais importantes. Certifique-se de que não há mais nada acontecendo na cidade naquele dia, porque isso pode afastar os participantes do seu evento ou pode ocupar todas as vagas de estacionamento e as pessoas não podem chegar ao seu evento.

Pergunte à sua Câmara de Comércio que horas eles recomendam. Não faça a cerimônia muito tarde durante o dia, pois o pôr do sol tornará mais difícil tirar boas fotos. Uma hora antes do meio-dia ou uma hora depois do meio-dia permitirá que as pessoas façam um almoço mais longo. Às 15h, muitos empresários poderão se separar, comparecer à sua cerimônia e também tentar chegar em casa mais cedo.

Espalhe a palavra

Faça uma lista de todas as pessoas que você gostaria de assistir. Ligue para o prefeito, os comissários do condado e outros dignitários para obter em seus calendários e avise-os que esperam um convite formal. Acompanhe com e-mails para eles e também para seus amigos e colegas de trabalho próximos. Diga a eles para espalharem a palavra também.

Ligue para a mídia local com suas informações e peça que façam a cobertura de sua cerimônia. Acompanhe com e-mails reiterando as informações.

Publique o evento nas redes sociais e, à medida que o evento se aproxima, continue a atualizar a página. Altere suas postagens para torná-las interessantes e fazer com que as pessoas voltem sempre. Anuncie a sua presença nas redes sociais no boletim informativo e nos emails da sua empresa.

Encontre a tesoura grande

Sem brincadeiras! Pergunte ao seu aposento se eles têm uma grande tesoura cerimonial e alguma fita gigante. Muitas câmaras os têm em mãos e os levarão para eventos, como o corte de fitas e cerimônias de inauguração. Se a sua câmara não tiver uma tesoura grande e uma fita gigante, verifique nas lojas de artigos para festas locais e online.

Claro, outras tesouras cortam a fita muito bem, mas nenhuma outra tesoura diz "GRANDES NOTÍCIAS!" em fotos como a tesoura cerimonial gigante cortando fitas brilhantes e largas. Se você mesmo tiver que comprá-los, terá seu valor de volta e mais em boa vontade, quando emprestar a tesoura a outras pessoas nos próximos anos.

Prepare convites e folhetos

Para seus convites e folhetos, você precisará das seguintes informações:

  • QUEM: O nome da sua empresa

  • O QUE? POR QUE: Cerimônia de Corte da Fita para nosso ____(novo prédio, novo local, etc.)

  • QUANDO: Dia da semana, data e hora (ou seja, quinta-feira, 19 de julho de 20__)

  • ONDE: Endereço do evento

  • DE RSVP. : Número de telefone (e nome, se necessário, por exemplo, "Ligue para Marion em (xxx) xxx-xxxx ramal X")

  • Refrescosserá servido

Pessoas que estão em dúvida quanto a vir ou que têm vários convites para o mesmo tempo, muitas vezes virão ao seu - se você estiver servindo comida. Se você estiver organizando o evento, anote no convite algo que indique que comida melhor do que batata frita e ponche será servida. Por exemplo, você pode escrever: "Serão servidos aperitivos variados do Le Chef."

Enviar convites, publicar panfletos

Peça ideias às gráficas locais e peça lances em convites e panfletos que você postará pela cidade. As gráficas devem ser capazes de mostrar exemplos do que fizeram no passado. Não copie exatamente o de outra pessoa; em vez disso, peça sua experiência em alterar o texto e as cores. Ou crie você mesmo, escreva todas as cópias e compare os lances da gráfica e as datas em que eles podem estar prontos para você.

Sim, você pode imprimir mais barato online ou em uma grande loja de suprimentos para escritório. Mas, ao oferecer suporte aos fornecedores locais, eles o apoiarão e indicarão os clientes a você no futuro.

Inclua um endereço de retorno em seus envelopes para que você saiba se algum não foi entregue. Publique panfletos pela cidade, entregue-os à mídia e peça aos funcionários / amigos que os distribuam.

Planeje a cerimônia

Faça uma lista de verificação do que você deseja que aconteça em sua cerimônia:

  • Emcee / Host - Alguém da sua empresa ou "celebridade" da sua cidade? O mestre de cerimônias apresenta os palestrantes e mantém o evento em movimento

  • caixas de som - Quem vai falar sobre suas novidades, dar uma breve sinopse e agradecer? Máximo de 2 palestrantes, 2-3 minutos cada

  • Cortador / suportes de fita - Devem ser proprietários, sócios, etc., ladeados por dignitários da câmara de comércio e outros VIPs, talvez familiares

  • Entretenimento / Demonstração / Guias - Música, mágico, demonstração de um novo produto? Pessoas postadas em cada sala para explicar o que há de novo?
  • Comida - Escolha e reserve o fornecedor. Os alimentos devem ser simples e fáceis de comer.

  • Fotógrafo - Contrate seu próprio fotógrafo para não depender da mídia.

Faça com que os oradores programados façam seus discursos antes do corte da fita, já que a multidão geralmente se dissolve logo depois. Os detalhes de planejamento com antecedência também reduzem a confusão no evento. Planeje manter todo o evento entre uma e duas horas de duração.

Envie e-mails de lembrete uma semana antes da cerimônia. Então, no dia anterior, entre em contato com a câmara e a mídia local para certificar-se de que alguém comparecerá.