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As pequenas empresas costumam ser lançadas com um orçamento apertado. Isso torna o controle de custos essencial para a saúde da empresa a longo prazo. Uma forma de cortar despesas e incentivar gastos responsáveis ​​é desenvolver um processo de requisição interno para todas as novas compras.

Formulário de Requisição de Compra

Um formulário de requisição de compra é um documento interno que os funcionários usam para solicitar a compra de um item específico. O funcionário descreve o produto e por que ele é necessário. Este formulário é então enviado a outros indivíduos e departamentos da empresa para revisão e aprovação.

O Processo de Requisição

O processo de requisição é interno e varia entre as empresas. No entanto, um processo típico de requisição de compra pode funcionar assim:

1. Um funcionário precisa de um novo laptop e obtém um formulário de requisição. Ela descreve o laptop que deseja e, se necessário, explica por que precisa dele. Ela então pede ao chefe do departamento que assine o formulário de requisição.

2. Após a assinatura do supervisor, o formulário pode ser encaminhado ao departamento de informática, para que os especialistas desse departamento verifiquem se o computador é compatível com os sistemas da empresa e se atende aos padrões de segurança de dados.

3. Após a aprovação do TI, a requisição segue para o departamento de compras. A equipe do departamento compra o computador de vários varejistas e opta por comprá-lo do varejista que oferece o melhor preço. O departamento de compras emite um pedido de compra para o fornecedor.

Vantagens de um processo de requisição

Existem várias vantagens em um processo de requisição, mesmo para pequenas empresas:

• Transparência: o processo de requisição exige que os funcionários e seus supervisores justifiquem uma compra. O simples processo de escrever por que um determinado produto é necessário pode reduzir compras desnecessárias. Também pode minimizar gastos excessivos em itens caros quando um produto menos caro atenderia às necessidades da empresa.

• Funcionalidade e compatibilidade: Alguns produtos, principalmente eletrônicos de software, podem ser incompatíveis com os equipamentos e sistemas atuais da empresa. Ao exigir que os chefes de outros departamentos relevantes assinem uma compra, uma empresa reduz ou elimina a necessidade de devolver um produto quando descobre que ele simplesmente não é adequado para a empresa.

• Obtendo o melhor negócio: Departamentos de compras, ou um gerente de compras, podem desenvolver relacionamentos com fornecedores e garantir preços preferenciais em muitos produtos.

Outras considerações sobre o processo de requisição

Algumas empresas não exigem formulários de requisição para todas as compras. Por exemplo, uma empresa pode decidir que as compras de itens que custam menos de $ 100 e que não são software, computadores ou periféricos podem ser aprovadas e solicitadas diretamente por um gerente de departamento. Um processo de requisição pode ser um exagero para uma empresa muito pequena, com apenas um ou dois funcionários. No entanto, conforme o negócio cresce, revisar os processos de compra e implementar novos processos é sempre uma boa ideia.