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Poucas empresas de sucesso não usam tecnologia para melhorar a produtividade, comunicar-se com mais eficiência e rastrear clientes e mercadorias. Na verdade, a maioria das organizações de sucesso confia na tecnologia para quase todos os aspectos de seus negócios. Embora existam muitos tipos de tecnologia disponíveis, tornar-se digital não tem que intimidar os proprietários de negócios. Tudo pode ser dividido em partes compreensíveis de funcionalidade.

Computadores desktop e laptops

Para a maioria das empresas, o equipamento mais útil também é o mais compreendido. Os computadores desktop carregados com pacotes de software de escritório e produtividade permitem que os funcionários escrevam cartas, analisem informações financeiras, enviem e recebam e-mails e elaborem apresentações de vendas.

O computador em si pode ser um modelo de desktop com monitor e teclado separados ou um laptop móvel. Existem dois tipos principais de computadores. Os computadores pessoais (PCs) operam com o Microsoft Windows são os mais comuns, e os computadores Macintosh que usam o sistema operacional da Apple Computer são populares entre os profissionais criativos.

Ferramentas de software e produtividade

O software é carregado em um computador para fornecer tipos específicos de funcionalidade. Ferramentas de produtividade, como o Microsoft Word, um pacote de processamento de texto, e o Microsoft Excel, um sistema de planilhas financeiras, podem realizar muitas das tarefas mais comuns que uma pequena empresa exige. O Microsoft PowerPoint ou o Apple Keynote permitem que os usuários preparem apresentações de vendas com aparência profissional de forma rápida e fácil. Milhões de outros títulos estão disponíveis, cada um desenvolvido para executar tarefas específicas.

Rede de computadores e impressoras

Os computadores costumam ser conectados para formar uma rede. Isso pode permitir que as pessoas de uma organização compartilhem documentos ou informações, forneça um repositório central para armazenar documentos ou que as pessoas se comuniquem usando e-mail dentro de um escritório. Eles também permitem que vários computadores compartilhem uma impressora ou dispositivo de armazenamento. Uma rede pode ser limitada a computadores em um escritório compartilhado ou estender-se por vários escritórios e locais.

Sistemas de telefone e correio de voz

Embora você possa não considerar um telefone comercial uma peça de tecnologia, os sistemas telefônicos comerciais de hoje são bastante complexos. O tipo mais comum de sistema telefônico consiste em uma unidade de hardware que usa software para dividir a linha da companhia telefônica entre aparelhos individuais. Esses sistemas geralmente incluem um atendedor automático que ajuda os chamadores a encontrar o funcionário que procuram e a maioria também inclui um sistema de correio de voz para mensagens.

Os telefones de Voice Over Internet Protocol (VOIP) estão se tornando mais populares. Os telefones VOIP não requerem uma linha telefônica, mas, em vez disso, roteiam todo o tráfego da Internet para um fone especial.

Sistema de Contabilidade Financeira

Embora tecnicamente software, os sistemas de contabilidade merecem sua própria menção por causa de seu papel de missão crítica em qualquer negócio. Os sistemas de contabilidade controlam cada dólar que uma empresa gasta junto com cada dólar de receita. Uma opção popular para empresas menores é o Quickbooks da Intuit, que é simples de configurar e manter.

As empresas maiores podem querer considerar o SAP Business One ou Sage Accpac, pois ambos permitem mais personalização e mais integração com outros sistemas. Ao tentar decidir qual software é o certo para você, peça a seu contador uma recomendação.

Sistema de controle de estoque

Se sua empresa vende mercadorias, você pode explorar um sistema de controle de estoque. Esses sistemas rastreiam cada item do seu estoque, garantindo que você não fique sem estoque, nem peça muito. Quando chega um novo estoque, o sistema é atualizado para refletir as adições e quando é vendido, é deduzido dos totais.

Sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente

Um Sistema de Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente (CRM) rastreia um cliente ao longo de sua experiência com sua empresa. A partir do momento em que você obtém informações sobre o cliente, o sistema CRM rastreará suas interações com você. Se um cliente ligar para pedir um produto ou serviço, ou pedir ajuda ou uma pergunta técnica, o sistema CRM informará ao representante do serviço quando os itens foram enviados, o que foi pedido em espera e quaisquer outras conversas que o cliente possa ter tido com o seu empresa.

Os sistemas de CRM ajudam a construir relacionamentos com o cliente, reunindo todas as informações que sua empresa coleta do cliente em um único lugar para uso, revisão e resposta proativa.