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Os programas de software de contabilidade computadorizados fizeram muitos avanços ao longo dos anos. Esses programas prometem facilitar a vida dos proprietários de empresas no que diz respeito ao controle de despesas, ao preparo de impostos e à análise do crescimento da receita. Programas de software de contabilidade tornaram-se comuns, existem vantagens e desvantagens em contar com um computador para toda a contabilidade.

Vantagem: Simplicidade

A maioria dos proprietários de empresas não são contadores ou guarda-livros de profissão e consideram difícil fazer a maioria das tarefas contábeis. É aqui que os programas de software de contabilidade oferecem vantagens ao proprietário de uma empresa. Uma grande variedade de programas de software de contabilidade são amigáveis ​​ao consumidor. Os proprietários de empresas podem pesquisar para encontrar um programa que seja fácil de instalar, aprender e usar. Muitos programas fornecem solicitações para o tipo de dados que devem ser inseridos em cada seção. Depois que o sistema é estabelecido com contas bancárias, dívidas e fornecedores, o proprietário da empresa só precisa atualizar as informações à medida que elas chegam.

Vantagem: Confiabilidade

A maioria dos principais programas de software simplifica o uso do programa. A matemática é precisa e confiável, de modo que o proprietário de uma empresa pode determinar com precisão os fundos disponíveis a qualquer momento.

Vantagem: Custo-efetividade

Contratar um contador interno ou terceirizar o trabalho para um contador ou firma de contabilidade pode ser caro. O programa de software tem um custo inicial e pode exigir a contratação de um contador para configurar as contas e orientar o proprietário da empresa sobre o uso do programa, mas rapidamente se torna econômico. O proprietário não precisa pagar por nada além da compra e configuração do software. A maioria dos programas funciona com sistemas operacionais por anos e apenas ocasionalmente requer uma atualização barata.

Vantagem: Capacidade de Colaborar

Muitos programas de software permitem que proprietários de negócios definam permissões que dão a um contador externo ou contador acesso aos dados. Os proprietários de empresas podem sincronizar informações com contas bancárias e de crédito e importar dados com um clique do mouse. Isso permite que os proprietários de negócios reconciliem rapidamente as contas e importem as informações corretas que precisam ser revisadas pelos principais consultores.

Os proprietários de empresas devem analisar as melhores opções para o negócio. Considere fazer backups na nuvem ou em discos rígidos separados para manter registros precisos caso surjam problemas.

Desvantagem: Fraude Potencial

A dependência de computadores às vezes leva a problemas maiores. Com mais dados de software armazenados na nuvem, há mais oportunidades para os hackers obterem os dados financeiros de sua empresa e usá-los. Isso coloca os ativos em risco e cria responsabilidades potenciais se os hackers usarem a identificação fiscal do empregador para abrir cartões de crédito e empréstimos comerciais. Também existe o risco de alguém dentro da empresa acessar as informações, talvez furtando dinheiro de depósitos diários e alterando os dados no programa. Os proprietários de empresas devem proteger diligentemente as informações financeiras.

Desvantagem: Problemas Técnicos

Ao lidar com computadores, podem surgir problemas. Você pode estar preenchendo os dados de fim de ano para seu contador e experimentar uma queda de energia. Os computadores podem adquirir um vírus e falhar. Também existe a possibilidade de os usuários realizarem tarefas de software incorretamente com as quais não estão familiarizados. Se um usuário tentar fazer uma coisa, mas inadvertidamente fizer outra, pode ser necessário algum trabalho para desfazer o erro.

Desvantagem: Informação Incorreta

Os registros contábeis são tão bons quanto os dados colocados no sistema. Os proprietários de empresas que não se preocupam em estabelecer categorias de conta adequadamente podem inserir dados e gerar relatórios que não são precisos.

Os proprietários de empresas podem fazer muito para atenuar as desvantagens e os problemas potenciais associados à contabilidade computadorizada com planejamento adequado e integração de software. Dedicar algum tempo para estabelecê-lo corretamente é mais fácil e barato do que tentar voltar atrás, porque quando ocorre um problema.