Como endereçar um envelope a um departamento em uma empresa

Quase um quarto de toda a correspondência que passa pelo United States Postal Service (USPS) tem um erro no endereço que pode dificultar a entrega, causar atrasos e custar tempo e dinheiro aos correios, de acordo com o USPS.com PostalExplorer ferramenta online. Os escritores de cartas muitas vezes entendem mal a ordem correta das linhas de endereço, incluindo a linha de atenção do USPS, onde o departamento comercial deve ser escrito. Dica: não está no canto esquerdo inferior do envelope.

Coloque os endereços na posição adequada

No canto superior esquerdo do envelope, escreva seu endereço de retorno: nome, nome da sua empresa, endereço residencial ou postal. Caixa e cidade, estado e código postal. Agora encontre o ponto médio do envelope e mova um espaço para a direita; é aqui que vai a primeira linha do endereço do destinatário. Certifique-se de escrever o endereço paralelo ao lado mais longo do envelope. A primeira linha do endereço é chamada de nome ou linha de atenção. Se você estiver enviando para um determinado departamento em vez de uma pessoa específica, coloque o departamento na primeira linha. Você pode escrever "Atenção" ou a abreviatura "ATTN", mas não é necessário.

As máquinas de leitura automática de correspondência do USPS leem os endereços de baixo para cima, começando com a cidade, estado e código postal. Em seguida, as máquinas procuram o endereço da rua ou ponto postal. Número da caixa, depois o nome da empresa e, por último, o destinatário final, seja uma pessoa ou departamento. Quando os carteiros costumavam classificar a correspondência, não importava muito se você escrevesse "ATTN: M. Murdock" no canto esquerdo inferior, mas fazer isso hoje confunde as máquinas ou eles não veem porque está fora de sua área de digitalização.

Um exemplo de endereço padrão adequado que é facilmente lido por máquinas automatizadas é:

  1. Nome ou departamento: DEPARTAMENTO DE MARKETING
  2. Nome da empresa: HOMETOWN CONFECTIONS INC
  3. Endereço: 6300 PARKS ST
  4. Cidade, estado, código postal: FREDERICK MD 21702

Escrevendo para uma pessoa, departamento ou ambos

Se quiser se dirigir a uma pessoa, faça-o em vez do departamento e adicione o cargo da pessoa, se souber. Por exemplo: MS ANNA DREW MARKETING DIRECTOR. Se não couber em uma linha, mova o título para a segunda linha. Adicionar DEPARTAMENTO DE MARKETING é redundante neste caso, então deixe isso de fora. Se você não souber o cargo da pessoa, pode escrever MS ANNA DREW na linha um e DEPARTAMENTO DE MARKETING na linha dois se a empresa for grande o suficiente para que você não ache que a carta chegará ao destinatário sem nomear o departamento.

Use todas as letras maiúsculas e soltar pontuação

As máquinas automatizadas USPS podem ler rápida e facilmente se você usar TODAS AS MAIÚSCULAS e nenhuma pontuação. Como a maioria das pessoas, você provavelmente foi treinado para escrever um endereço como "Cidade, Estado (dois espaços) e, em seguida, CEP". No entanto, a maneira correta de obter uma leitura precisa da máquina é "Cidade (um espaço, sem vírgula) Estado (dois espaços) CEP". Use a abreviatura de duas letras que o USPS designa para cada estado, conforme mostrado em seu dicionário. Observe que elas diferem das abreviações estaduais tradicionais que ainda são usadas em artigos de jornais e redação formal. Por exemplo:

  • Escreva PA, não Pa.
  • Escreva RI, não R.I.
  • Escreva ND não N. Dak.

Siga as regras adicionais para entrega precisa

O USPS.com PostalExplorer fornece orientações adicionais para ajudar a garantir que seu e-mail chegue onde você deseja:

  • Justifique à esquerda todas as linhas do endereço.
  • Use fontes simples e pelo menos um tipo de 10 pontos.
  • Certifique-se de incluir direcionais como N, SE ou W. O mesmo endereço pode estar nas extremidades norte e sul da rua.

  • Certifique-se de que o endereço seja exibido corretamente nas janelas ou nas etiquetas dos envelopes.
  • Use tinta preta em papel branco ou em outro papel de cor clara. Nunca use impressão reversa como branco em papel escuro.
  • Coloque os números das suítes ou apartamentos em uma linha acima do endereço da rua, se não couberem todos em uma linha.