Diferença entre material de escritório e despesas para fins fiscais

Abrir e operar uma empresa custa dinheiro, seja gasto em custos iniciais, despesas gerais, salários ou suprimentos de escritório tão simples quanto blocos de notas. Existem três tipos principais de categorias de despesas de escritório a serem considerados: despesas gerais de escritório, suprimentos de escritório e equipamentos de escritório grandes, como móveis. Todos precisam ser tratados de forma adequada quando as empresas preparam seus impostos comerciais para receber as deduções.

Despesas gerais de escritório vs. suprimentos

As despesas gerais do escritório estão relacionadas às operações do escritório. Sua lista de despesas gerais de escritório pode incluir computadores desktop e laptop e tablets, sistemas de telefone de escritório e telefones celulares de funcionários, software de contabilidade, serviços de site da Web e taxas de internet. Outras despesas operacionais podem incluir serviços de limpeza e utilidades.

Os suprimentos de escritório são itens de curto prazo que precisam ser recarregados ou substituídos. A Contabilidade Inline informa que, dependendo do tipo de negócio, incluem tinta de impressora, toner, café, grampos, canetas, água e artigos de papelaria, inclusive faturas em papel. Itens grandes que custam mais dinheiro, como móveis de escritório, são considerados equipamentos comerciais.

Despesas de negócios vs. despesas de capital

As despesas de capital são verbas usadas pelas empresas para obter, manter e melhorar os principais ativos físicos. Essas despesas ocorrem quando as empresas fazem grandes investimentos, expandem operações ou iniciam grandes projetos. Isso pode incluir a construção de um novo depósito, a instalação de um novo telhado ou a compra de uma frota de caminhões.

Essas são uma categoria diferente das despesas comerciais. As despesas de capital são para necessidades de negócios de longo prazo, enquanto as despesas de negócios são mais de curto prazo. As despesas de capital não podem ser totalmente deduzidas da mesma forma que os materiais de escritório e as despesas.

Regulamentações gerais de despesas de negócios do IRS

O Freshbooks explica que as despesas comerciais, como material de escritório, podem ser deduzidas das declarações de impostos se a empresa estiver operando com fins lucrativos. Em geral, as despesas comerciais devem ser "comuns e necessárias". Em outras palavras, eles devem ser custos esperados para o funcionamento do tipo de negócio e necessários para as operações do dia-a-dia e de longo prazo.

As despesas comerciais devem ser separadas das despesas de capital, despesas usadas para determinar o custo das mercadorias vendidas e despesas pessoais. Em geral, você pode deduzir o valor total de qualquer despesa comercial se ela atender aos critérios “comuns e necessários” e não for uma despesa de capital.

O IRS tem regras diferentes para empresas que trabalham em casa. Esses proprietários de negócios devem distinguir entre itens que são usados ​​exclusivamente para o negócio e aqueles que não são. Um laptop usado para os trabalhos escolares das crianças não pode ser classificado como uma despesa empresarial. Porém, se for usado para negócios por algum tempo, você poderá deduzir uma parte de certas despesas.

O que há nas listas de despesas de negócios

Uma empresa que não está localizada em uma casa pode deduzir uma variedade de despesas comerciais. As grandes empresas podem ter mais deduções de qualificação do que as pequenas. A lista de despesas de negócios de uma grande empresa pode incluir aluguel, seguro, aluguel de equipamento, taxas bancárias, taxas de processamento de folha de pagamento, assistência médica para funcionários e programas de benefícios e taxas legais.

As pequenas empresas também podem deduzir muitos desses custos. As empresas que empregam vendedores podem deduzir os custos de carros da empresa, viagens, acomodações e treinamento. De acordo com Ageras, despesas adicionais com manutenção, conserto e uniformes também podem ser descontadas.

A lista de despesas de escritório qualificadas para empresas domiciliares é um pouco diferente. Deve haver uma área da residência destinada exclusivamente ao funcionamento do negócio. Esta lista de despesas de negócios pode incluir uma parte dos impostos de propriedade da casa e juros de hipotecas, uma linha telefônica separada usada apenas para a empresa, seguro, um sistema de segurança, manutenção da casa e manutenção e reparos.

Deduções de despesas de pequenos escritórios

Para reivindicar quaisquer deduções de despesas de escritório, a empresa deve manter recibos detalhados. Quando a empresa arquiva seus formulários de impostos, ela deduz o material de escritório do lucro. Portanto, uma empresa que obtém um lucro de $ 100.000 e gasta $ 15.000 em material de escritório tem um lucro de $ 85.000 para fins fiscais, a menos que haja outras deduções.

As despesas comerciais gerais e administrativas são normalmente dedutíveis no mesmo ano em que são pagas. Há uma exceção para custos diretamente relacionados ao início de um novo negócio; estes devem ser capitalizados ao longo de um período de cinco anos.

Existem regras sobre como itens como despesas de entretenimento e presentes de clientes podem ser deduzidos. Por exemplo, os proprietários de negócios podem deduzir 50% da refeição de um cliente, mas isso é limitado a apenas uma pessoa; refeições em grupo e festas não contam. Para presentes de clientes, uma dedução de 25% é permitida.

Deduções de despesas de home office

O espaço físico do escritório doméstico pode ser deduzido de uma de duas maneiras: simplificado ou padrão. O IRS descreve a dedução para o método simplificado como “$ 5 por pé quadrado de espaço de escritório até 300 pés quadrados”. O método padrão é mais complicado; ele rastreia as despesas reais e calcula um número final com base na porcentagem da casa que é usada para negócios.

Outras deduções de despesas de home office também são calculadas como porcentagens com base no espaço do escritório ou na quilometragem. Isso inclui transporte, serviço de Internet, uso do telefone e outros itens.

Maneiras de categorizar despesas

As despesas comerciais podem ser subdivididas em três categorias: fixas, variáveis ​​e periódicas. Os custos fixos permanecem os mesmos, mas podem mudar um pouco em um determinado período, como um ano. Um exemplo óbvio disso é o pagamento do aluguel mensal que aumenta após 12 meses.

Despesas variáveis ​​não são consistentes e podem ser responsáveis ​​pelas maiores despesas de uma empresa. Isso pode ser visto nos custos da folha de pagamento, contas de serviços públicos, compras de estoque e lançamento de novos produtos. Despesas periódicas são inesperadas e podem ser difíceis de planejar. Ter que refazer um pedido grande e incorreto, substituir um sistema de computador ou abrir um novo escritório fazem parte disso.

Como funciona a depreciação?

O IRS permite que proprietários de pequenas empresas dêem baixa dos primeiros US $ 18.000 pagos por equipamentos comprados para uso comercial apenas em um determinado ano. Se uma empresa normalmente compra tantos equipamentos todos os anos, ela pode querer aproveitar a redução de impostos total imediatamente.

Se for mais um custo variável ou periódico, o proprietário da empresa pode querer tirar vantagem da depreciação. Esta é a redução no valor de um ativo com o passar do tempo. A depreciação é dedutível do imposto de renda para proprietários de empresas e é baseada em uma fórmula do IRS. Ele permite que a pessoa que está entrando com o processo deprecie o custo da compra ao longo do tempo para distribuí-lo.

Vários tipos de despesas de escritório podem ser classificados como ativos fixos nos balanços e podem ser depreciados. As empresas usam ativos fixos para obter renda de longo prazo, e esses ativos permanecem com a empresa por períodos mais longos. Os exemplos incluem veículos da empresa, móveis, computadores e máquinas.

Recursos úteis para declaração de impostos

O IRS tem muitas informações em seu site que podem ajudar os proprietários de empresas na preparação de impostos. A publicação 535 do IRS sobre despesas comerciais tem diretrizes para tópicos que incluem despesas com aluguel, pagamento de funcionários, amortização e exaustão.

Este formulário também se refere a Business Services Online, que é patrocinado pela Social Security Administration. O Business Services Online oferece opções de preenchimento online para contadores, CPAs e outros agentes inscritos que processam determinados formulários fiscais.