As orientações sobre como escrever manuais de procedimentos

Manuais de procedimento são ferramentas úteis para uma variedade de ambientes de trabalho. Quer os funcionários precisem saber como operar a copiadora ou como concluir o treinamento necessário de saúde e segurança, um manual de procedimento pode oferecer uma visão geral das etapas. Muitos empregadores elaboram manuais combinados de “políticas e procedimentos”, mas é importante reconhecer a distinção: as políticas refletem as regras, enquanto os procedimentos refletem os processos e como concluí-los. Na elaboração de um manual de procedimentos eficaz, é fundamental focar no procedimento em si e fornecer as informações que serão mais úteis aos funcionários para realizá-lo.

Qualidades

Um manual de procedimento deve ser simples de ler e usar. Um manual de procedimentos que requer seu próprio manual de procedimentos apenas para sua leitura não é muito útil para nenhum funcionário. Além disso, o manual de procedimentos deve ser consistente em todos os elementos, incluindo estilo, design e informações. Um manual de procedimentos foi elaborado para auxiliar outras pessoas na conclusão de uma determinada tarefa, portanto, deve ser escrito tendo os leitores em mente. Os processos descritos devem ser claros e lógicos, para que todos os leitores possam acompanhar o procedimento sem dificuldade.

Características

Os manuais de procedimento variam em recursos específicos, com base no tipo de informação detalhada. Na maioria das vezes, no entanto, manuais de procedimento eficazes são aqueles que possuem uma formatação clara e consistente para que os leitores saibam como seguir o material. Os parágrafos devem começar e terminar sem confusão, e os leitores não devem se perguntar onde termina uma etapa e começa outra. Ao descrever as etapas, os escritores devem usar verbos de ação fortes para garantir que os leitores saibam exatamente o que fazer e devem oferecer explicações e opções quando apropriado. Quaisquer ícones, imagens ou gráficos / tabelas devem ser óbvios de entender e simples de seguir.

Estilo de escrita

O estilo de redação de um manual de procedimentos deve contar com uma linguagem clara e concisa. Todas as informações de procedimento devem ser precisas e quaisquer acrônimos devem ser esclarecidos com uma explicação entre parênteses - por exemplo, a "Food and Drug Administration (FDA)". Em manuais de procedimentos que estarão em circulação por algum tempo, evite usar informações específicas que podem se tornar desatualizadas rapidamente. Linguagem técnica e jargão que serão desconhecidos para a maioria devem ser evitados.

Projeto

O design do manual de procedimento dependerá muito do tipo de procedimento que está sendo descrito, mas algumas recomendações de design se aplicam a todos os manuais de procedimento. Um bom manual de procedimento usa muito espaço em branco. Ou seja, o manual não é sobrecarregado com impressão, mas oferece bastante recuo e quebras de parágrafo para evitar assustar o leitor. Manuais de procedimentos eficazes também têm cabeçalhos e subtítulos claros, bem como quaisquer outras etiquetas apropriadas e delineamento de muitos pontos.

Responsabilidades

Os responsáveis ​​por redigir manuais de procedimentos também são responsáveis ​​por revisá-los periodicamente. Se o material se tornar irrelevante, ele deve ser removido ou atualizado. Se as informações não forem eficazes para ajudar os funcionários, o manual deve ser revisado e aprimorado. Um manual de procedimentos é tão útil quanto o trabalho que permite aos leitores realizarem, e se o manual falhar em fazer isso, o redator tem a responsabilidade de alterá-lo.