A diferença entre uma requisição e um pedido de compra

Convencer seus funcionários a preencherem a papelada extra quando precisarem de materiais ou suprimentos pode ser difícil, mas implementar um sistema de aquisição ajuda a controlar os custos e cria um rastro de papel quando você está tentando auditar suas contas financeiras. As requisições e pedidos de compras são documentos fundamentais no processo de aquisição dos itens que sua empresa precisa para operar, padronizando o processo de pedidos interna e externamente.

Dica

Uma requisição de compra é um formulário que um departamento interno de sua empresa, como a sala de correspondência, envia ao departamento de compras da empresa, listando os itens que deseja que o departamento de compras solicite de um fornecedor externo. Assim que o departamento de compras de uma empresa aprovar a requisição de compra, ele emite um pedido de compra para o fornecedor externo das mercadorias solicitadas, iniciando a transação de venda.

Enviando uma requisição de compra

Uma requisição de compra é um formulário que um departamento interno de sua empresa, como a sala de correspondência, envia ao departamento de compras da empresa, listando os itens que deseja que o departamento de compras solicite de um fornecedor externo. Embora os formulários individuais variem de acordo com a empresa, as requisições de compra geralmente exigem informações específicas, incluindo o nome do departamento que solicita os itens, o número exato de itens solicitados, uma descrição geral dos itens, o nome legal do fornecedor externo usual e o preço esperado da compra. Uma requisição de compra é aprovada ou negada pelo departamento de compras.

Quando as requisições são necessárias?

Para pequenas compras, geralmente é um procedimento padrão que os departamentos internos comprem itens diretamente dos varejistas usando um cartão de crédito da empresa e pule completamente o processo de requisição do departamento de compras. Normalmente, as empresas exigem uma requisição de compra quando uma proposta de compra excede um determinado montante. Por exemplo, a Tufts University exige um pedido de requisição para a maioria das compras acima de $ 2.000. Outras empresas exigem pedidos de requisição para compras muito menores. Pedidos de compra

Emissão de ordens de compra

Assim que o departamento de compras de uma empresa aprovar a requisição de compra, ele emite um pedido de compra para o fornecedor externo das mercadorias solicitadas, iniciando a transação de venda. Os pedidos de compra devem incluir certas informações, como o nome do escritório de compras, os itens que estão sendo comprados, o endereço de entrega, as condições de pagamento, as instruções de faturamento e o número do pedido de compra. Para ajudar na manutenção de registros, os pedidos de compra geralmente têm o mesmo número da requisição de compra associada. Assim que o fornecedor externo aceitar o pedido de compra, ele se tornará um contrato vinculativo tanto para o comprador quanto para o vendedor.

Pedidos de compra para transações internas

Uma requisição de compra é um documento interno enviado de um departamento para outro solicitando que a empresa compre itens de um fornecedor externo. Normalmente, um pedido de compra é um documento externo enviado a uma parte externa como parte de uma transação de venda. No entanto, também pode ser usado internamente. Às vezes, um departamento de uma empresa deseja comprar equipamentos ou materiais de outro departamento; nesses casos, muitas empresas exigem que o departamento de compras envie um pedido de compra interdepartamental.

Os pedidos de compra interdepartamentais podem ser úteis para o escritório financeiro ou contábil em grandes empresas onde os departamentos têm orçamentos operacionais separados.


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