5 tipos de documentos comerciais

Uma empresa usa documentos para se comunicar, fazer negócios e analisar sua produtividade. Os documentos comerciais variam de breves mensagens de e-mail a acordos jurídicos complexos. Alguns documentos são elaborados por funcionários e proprietários de empresas, enquanto outros são elaborados por profissionais externos à empresa, como contadores e advogados. Uma vez que os documentos fornecem provas das negociações de uma organização e podem ser consultados nos próximos anos, é importante que sejam bem escritos.

Emails e memorandos

Os colegas de trabalho normalmente usam e-mail para transmitir informações uns aos outros. Antes que o e-mail se tornasse predominante, os memorandos eram usados ​​para mensagens dentro do escritório. Os memorandos ainda são usados ​​em situações em que uma mensagem deve acompanhar um arquivo específico e em casos que exigem mais privacidade do que um e-mail.

Tanto um memorando quanto um e-mail identificam o remetente e o destinatário e contêm uma linha de assunto. O texto é formatado em um ou mais parágrafos.

Cartas de negócios para comunicação externa

As cartas comerciais são usadas para se comunicar com pessoas fora do escritório. Os destinatários podem incluir clientes, colegas em outras empresas, prestadores de serviços, profissionais que aconselham a empresa, funcionários do governo e candidatos a emprego. Uma carta comercial é geralmente formatada em estilo de bloco, no qual todos os elementos da carta, exceto o timbre, são alinhados com a margem esquerda.

Ele pode ser enviado por e-mail ou entregue pelo correio. Se uma carta for enviada no texto de um e-mail, o remetente incluirá seu nome, cargo e informações de contato na parte inferior do e-mail.

Relatórios de negócios para transmissão de informações

Os relatórios de negócios transmitem informações em um formato mais formal e geralmente mais longo do que uma carta. Os relatórios cobrem uma variedade de tópicos, como conformidade de segurança, números de vendas, dados financeiros, estudos de viabilidade e planos de marketing. Eles podem incluir estatísticas, tabelas, gráficos, imagens, estudos de caso e resultados de pesquisas. Alguns relatórios são publicados para benefício dos investidores. Se um relatório for periódico, como um relatório de vendas mensal, um modelo é usado por conveniência e para permitir a comparação com relatórios anteriores.

Documentos transacionais para conduzir negócios com clientes

Uma empresa usa documentos para fazer negócios com seus clientes. Para economizar tempo, esses documentos podem ser formatados como um formulário, como um formulário de pedido, página de transmissão, fatura ou recibo. Os tipos de documentos transacionais usados ​​variam um pouco de acordo com a natureza de um negócio. Um agente de seguros, por exemplo, gera aplicativos e apólices de seguro, enquanto um credor usa aplicativos de empréstimo e documentos de hipoteca.

Em alguns campos, as empresas celebram acordos e contratos com terceiros; esses documentos podem ser redigidos pelo advogado da empresa.

Documentos financeiros para gerenciar o negócio

Uma empresa usa documentos financeiros para ficar dentro de seu orçamento, preparar propostas de orçamento e apresentar declarações de impostos. Esses documentos incluem registros de recebimento, relatórios de folha de pagamento, contas pagas, extratos bancários, declarações de renda, balanços e formulários de relatórios fiscais. Esses documentos podem ser preparados pelo contador da empresa.

O proprietário de uma empresa usa esses documentos para determinar o sucesso financeiro da empresa e para identificar áreas que são improdutivas. Um chefe de departamento pode usar documentos financeiros para preparar uma proposta de orçamento.