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Cada empresa tem uma maneira de operar e fazer as coisas. Negócios e líderes empresariais sem políticas de negócios claras costumam ter subordinados tomando decisões que não combinam com o que a liderança realmente deseja. Planos de política de negócios claros, concisos e escritos ajudam qualquer empresa a manter a consistência nas operações e aliviar a liderança da necessidade de microgerenciamento. Quando as políticas de negócios são criadas e usadas, há uma padronização de como a empresa entrega produtos ou serviços aos consumidores.

O que há em uma política de negócios?

Uma política de negócios é um conjunto de regras definidas pelo proprietário ou liderança da empresa. Algumas políticas são definidas por regulamentos, como leis federais de privacidade, enquanto outras são elaboradas pela liderança corporativa para garantir que as coisas sejam feitas de acordo com determinados padrões. As políticas de negócios geralmente são encontradas no manual de operações ou no manual do funcionário. Embora empresas diferentes possam ter políticas diferentes, qualquer política de negócios tem os mesmos sete recursos. Uma política de negócios deve ser específica, clara, uniforme, adequada, simples, inclusiva e estável.

• Específico: Se uma política não for específica, a implementação torna-se inconsistente e não confiável. Por exemplo, "Os funcionários não podem estacionar no estacionamento de hóspedes."

• Claro: Uma política de negócios não tem ambiguidades. Ele é escrito em uma linguagem fácil de entender. Por exemplo, "A liberação imediata do emprego é o resultado de os motoristas da empresa terem dois pontos em seu registro de direção."

• Uniforme: A política deve ser um padrão que todos possam seguir, desde a alta administração até os trabalhadores da fábrica. Por exemplo, "Qualquer pessoa que entrar no canteiro de obras deve usar chapéu, sapatos e óculos de proteção o tempo todo."

• Apropriado: As políticas de negócios devem ser relevantes para as metas e necessidades organizacionais. Por exemplo, "As acusações de discriminação e assédio sexual são investigadas com ação disciplinar aplicável com base nos resultados da investigação."

• Simples: A política deve ser entendida por tudo o que se aplica à empresa. Por exemplo, "Não fumar a menos de 30 metros das operações de soldagem designadas pelas linhas de piso pintadas de amarelo."

• Inclusivo: Uma política de negócios não é algo relevante para um pequeno grupo no negócio, ela deve abranger um amplo escopo e incluir a todos. Por exemplo, "Trajes de negócios são obrigatórios em todos os momentos no escritório ou em reuniões com clientes."
• Estábulo: Refere-se à implementação. Se ocorrer um incidente, a política deve ser estável de forma que não haja indecisão em segui-lo. Por exemplo, "Telefones celulares não são permitidos na sala de conferências."

Uma política de negócios pode ser flexível na mudança de parâmetros nos negócios, na indústria ou no mercado. Usar esses recursos como um guia para a criação de qualquer política de negócios ajuda os líderes empresariais a manter uma estrutura congruente na empresa. Ser ágil nos negócios e se ajustar ao feedback de um funcionário, consumidor e mercado é o que mantém o sucesso de grandes empresas.

Importância dos Planos de Política de Negócios

As políticas de negócios são importantes e afetam tudo, desde responsabilidades legais até a satisfação dos funcionários e uma imagem pública positiva. As políticas garantem que todos estejam na mesma página quando se trata de expectativas de certas coisas. Uma empresa pode ter políticas pertinentes a diferentes aspectos da empresa. Pode haver políticas de segurança, políticas de contratação de recursos humanos e políticas anti-discriminação. Também pode haver políticas que digam respeito ao código de vestimenta dos funcionários, horários de almoço, folgas e feriados. Outras políticas são relevantes para a experiência do cliente, incluindo saudação aos clientes, gerenciamento de chamadas telefônicas e especificações de entrega de produtos.

Todas essas políticas criam um ambiente de trabalho positivo. Os funcionários que se sentem seguros no trabalho contra lesões ou discriminação são mais felizes e mais produtivos. Este é um aspecto importante da produtividade que todo empresário deve considerar. Quando os funcionários têm diretrizes específicas sobre o código de vestimenta, agendamento e solicitação de folga, isso nivela o campo e protege os funcionários do favoritismo. Ele dá o tom da dinâmica do escritório e a base para o trabalho em equipe. Simplesmente organizar horários requer trabalhar em equipe ou, pelo menos, considerar outros membros da equipe.

Quando se trata de políticas de operações e experiência do cliente, isso é fundamental para operações consistentes e capacidade de solucionar problemas em potencial. Se a política é fazer o acompanhamento após a entrega de um produto, e isso não acontece, os gerentes podem direcionar esse segmento do processo para retornos mais elevados.

Estabelecendo uma cultura corporativa

Quando as políticas são claramente estabelecidas em um plano escrito, as expectativas são definidas. Isso começa a estabelecer uma cultura corporativa sobre o que fazer, o que não fazer e como agir. Os funcionários que recebem expectativas em um formato claramente delineado, são mais capazes de executar essas funções e tendem a se desviar com menos frequência do "script" do que os funcionários que trabalham em empresas que não têm políticas claramente escritas.

É claro que as políticas não significam nada se a administração não vai implementá-las. Algumas políticas, como segurança e discriminação, têm ramificações legais e afetam diretamente a produtividade e a satisfação do cliente. Se um gerente não exigir que os funcionários sigam a política de revisão de seis meses após a compra, a empresa pode perder negócios e o gerente terá mais dificuldade para iniciar a política de fiscalização.

Por exemplo, o Google tem uma cultura corporativa que é muito voltada para os funcionários, o que significa que os pais podem ajustar os horários em torno do horário de creche; os donos de cães podem trazer o Fido para o trabalho, e os funcionários podem dedicar parte do tempo a projetos pessoais que gostariam de desenvolver, não apenas ao projeto que foi designado. É muita flexibilidade que é delineada com parâmetros muito claros pela empresa, para que os funcionários saibam onde estão os limites. Como resultado, o Google é um lugar onde as pessoas gostam de trabalhar, e essa política fez com que o Google se tornasse um líder global em tecnologia.

Treinamento de política de negócios de funcionários

Os líderes empresariais devem treinar os funcionários em políticas de negócios. Cada funcionário deve receber um manual do funcionário descrevendo todas as políticas em um documento central. As atualizações devem ser divulgadas por escrito como emendas ao manual. Se o manual ficar desatualizado, ele deve ser revisado para que as mudanças recém-implementadas sejam integradas ao manual do funcionário.

Os empregadores também devem manter o manual acessível por meio da nuvem ou de portais online para que os funcionários possam acessá-lo se houver alguma dúvida. Além disso, por tê-lo online, não há desculpa para nenhum funcionário dizer que não sabia.

Mas isso não é suficiente. Os empregadores devem realizar sessões de treinamento para revisar as políticas-chave. Muitas empresas estão realizando treinamentos de inclusão, ajudando os funcionários a entender melhor que tipo de linguagem ou ações podem ser interpretadas como assédio ou discriminação. Não presuma que os funcionários distinguem o certo do errado. Treine-os para entender isso. Isso ajuda a manter a empresa e o funcionário longe de problemas jurídicos.

O mesmo é verdade quando se trata de operações. Se você precisa que os funcionários sigam um roteiro específico ao telefone, revise-o com eles e faça a encenação. Isso também é válido para interações pessoais. Não revise apenas os processos de vendas. Reserve um tempo para revisar os possíveis problemas de atendimento ao cliente para que os funcionários sejam melhor treinados para lidar com os problemas potenciais durante o dia. Quanto mais um funcionário consegue lidar com os problemas do cliente, menos é redirecionado para a liderança na cadeia de comando. Isso libera os líderes de negócios para se concentrarem nas estratégias de crescimento e desenvolvimento.

Violações da Política de Negócios

É importante ser consistente com qualquer política de negócios. Mesmo algo tão simples como "todo trabalhador externo terá a camisa dobrada para dentro" requer gerenciamento. Conforme já discutido, você não pode escolher quando implementar uma política. Isso cria confusão e animosidade entre os funcionários que não sabem qual versão do chefe chegará em um determinado dia.

Se uma política de negócios for implementada e gerenciada de forma consistente, você precisará responsabilizar os funcionários por violações. Deve haver um processo ou protocolo a ser seguido pelo gerenciamento que seja apropriado para a ação. Isso ajuda a documentar o que está acontecendo com os funcionários e determinar se algum funcionário precisa ser dispensado.

Por exemplo, se a política é que todos os homens usem gravata e todas as mulheres usem meia-calça, o processo de violação pode ser uma advertência verbal seguida por uma anotação no arquivo do funcionário. A repetição de violações resultaria em uma ação disciplinar adicional, como liberdade condicional ou mesmo suspensão. Por outro lado, se a política é que um capacete deve ser usado no local o tempo todo, uma violação se torna um problema de segurança e requer ação imediata, incluindo ser escrito e removido do local.

As políticas que giram em torno de questões legais como assédio e discriminação devem exigir o envolvimento de especialistas jurídicos, a aplicação da lei, se necessário, e a realização de uma investigação para determinar a verdade. Os indivíduos podem ser separados e as obrigações do trabalho podem ser ajustadas enquanto se aguarda a investigação, mas disparar raramente é apropriado antes da conclusão de uma investigação.

Importância de sua política de negócios

As políticas e métodos de implementação que você escolhe como líder de negócios para adotar afetarão diretamente o desempenho de seus funcionários. Alguns líderes de negócios não querem ter tudo em um formato rígido, enquanto outros gostam de implementar processos específicos em todas as fases do processo operacional da empresa. Esta é uma decisão do proprietário da empresa.

Lembre-se de que algumas políticas e procedimentos foram elaborados para evitar problemas jurídicos, enquanto outros foram elaborados para construir a imagem, a experiência e a cultura de uma empresa. Um líder empresarial deve estar ciente de como as políticas estão afetando sua equipe. Se um código de vestimenta está se tornando um problema para a maioria dos funcionários, uma nova política, como uma política de sexta-feira casual, pode mudar a dinâmica do escritório em uma direção positiva. Se não houver política de telefonia celular, mas os funcionários estiverem gastando horas em ligações pessoais, textos e mídias sociais, uma nova política com treinamento deve ser implementada e gerenciada para melhorar a produtividade. Os gerentes devem avaliar regularmente as políticas da empresa e sua eficácia para o sucesso do negócio.

Construindo Políticas de Negócios

O estabelecimento de políticas geralmente começa com o proprietário de uma empresa ou sua equipe de liderança inicial escrevendo um manual do funcionário e um plano de negócios com missão e visão. A equipe deve considerar quais são as políticas padrão regulamentadas por regulamentos federais e estaduais. Algumas políticas regulamentadas incluem políticas de privacidade, regras antidiscriminação, horas extras e pagamento de férias e até programas de saúde.

A maioria das empresas descobrirá que essas regras regulamentadas são semelhantes entre muitas empresas, embora algumas empresas tenham decidido ir além das políticas exigidas. Depois, há as operações e políticas culturais. Isso inclui a imagem que os líderes desejam que a empresa tenha e a cultura corporativa interna que estão trabalhando para estabelecer. Tudo, desde o código de vestimenta até fumar no trabalho, pode ser definido por uma política comercial.

Uma vez que as políticas principais são criadas, os líderes de negócios devem manter um pulso sobre como os funcionários e clientes respondem às políticas. Se uma política está tendo um impacto negativo na produtividade geral da empresa, o feedback deve ser buscado e os ajustes considerados. Todo líder empresarial deve ter isso como sua própria política de sucesso. As empresas são entidades fluidas que estão sempre mudando. Ser muito rígido pode resultar em desempenho e resultados negativos. A solução de problemas de produção às vezes começa com a solução de problemas de políticas de negócios.