Deveres de um recepcionista da recepção

A contratação de uma recepcionista para atuar como o rosto da sua empresa começa com uma descrição de cargo bem elaborada, delineando as atribuições do cargo. Inclua na descrição do trabalho as responsabilidades típicas exigidas das recepcionistas, mas não hesite em adicionar tarefas que são específicas do seu negócio, como lidar com o preenchimento da papelada introdutória quando novos clientes chegam pela primeira vez. Contanto que a descrição do cargo seja clara desde o início e vincule os deveres ao pagamento justo, ela pode ajudá-lo a encontrar a pessoa perfeita para o cargo.

Saudação aos visitantes de negócios

Uma das funções básicas de uma recepcionista da recepção é cumprimentar os visitantes. A recepcionista é a primeira e, às vezes, a única pessoa que os visitantes da sua loja ou escritório podem encontrar. Embora esta seja uma função de nível básico, uma recepcionista de sucesso deve ser um excelente comunicador e um administrador forte, interagindo confortavelmente com pessoas de todas as categorias e níveis profissionais.

Quando os hóspedes chegam, a recepcionista da recepção deve recebê-los calorosamente, às vezes tirando seus casacos, oferecendo refrescos e esclarecendo dúvidas básicas sobre o negócio, como horário de funcionamento. A recepcionista deve fazer questão de ter conhecimento suficiente para fornecer uma breve explicação sobre os produtos e serviços que sua empresa oferece.

Atender chamadas recebidas

Além dos cumprimentos pessoais, uma recepcionista da recepção é responsável por atender todas as chamadas recebidas. Dependendo do tamanho da sua empresa, a recepcionista deve ser versada no sistema telefônico para realizar essa tarefa. Selecionando as chamadas conforme solicitado, a recepcionista encaminha as chamadas para o destinatário adequado, recebendo e retransmitindo as mensagens conforme necessário.

Distribuindo mensagens de entrada

Em algumas empresas, uma recepcionista supervisiona a distribuição da correspondência de entrada e saída. Quando a correspondência chega, a recepcionista a classifica, eliminando a correspondência indesejada e identificando as peças de maior prioridade. O correio é distribuído de acordo com a política da empresa.

A recepcionista da recepção pode entregar em mãos cada remessa diretamente ao destinatário ou colocar os pacotes em um slot de correspondência interno apropriado. A recepcionista também sinaliza para pacotes prioritários ou noturnos assim que eles chegam.

Preparando Correio de Saída

Diariamente, a recepcionista da recepção prepara a correspondência de saída para retirada pelo serviço postal ou correio noturno. Se um indivíduo ou empresa precisa de documentos com pressa, a recepcionista entra em contato com um serviço de mensagens e fornece todas as instruções necessárias.

Tarefas administrativas e de escritório

A recepcionista também pode realizar uma variedade de tarefas de escritório, incluindo redação de correspondência, preparação de planilhas financeiras e criação de apresentações. Gerenciar os calendários dos membros da equipe sênior e fazer os preparativos para viagens de negócios também pode cair sob a alçada da recepcionista em empresas de pequeno ou médio porte. Às vezes, a recepcionista também é encarregada de solicitar material de escritório, arquivar documentos, fazer fotocópias e enviar e receber fax. Em alguns casos, a pessoa sentada na frente também pode realizar tarefas leves de contabilidade.