Exemplos de controles internos

Toda empresa gosta de acreditar que seus funcionários e administração estão acima de qualquer reprovação e nunca fariam algo para prejudicar a organização. No entanto, também é uma atitude comercial inteligente ter sistemas em vigor para garantir que as coisas estejam funcionando perfeitamente e que não haja problemas. Os controles internos são medidas procedimentais que uma organização adota para proteger seus ativos e propriedades. Definidas de forma ampla, essas medidas incluem barreiras físicas de segurança, restrição de acesso, travas e equipamentos de vigilância. Eles são mais frequentemente considerados como procedimentos e políticas que protegem os dados contábeis. registros da empresa, dinheiro e outros ativos. Pense nesses controles como um tipo de seguro; ninguém quer usá-los, mas é bom tê-los, caso haja um problema.

Exemplos de controle interno

Os procedimentos de controle interno documentam as transações criando uma trilha de auditoria. Eles limitam as ações dos funcionários, exigindo autorização, aprovação e verificação das transações selecionadas. Eles segregam funções porque certas responsabilidades de trabalho são mutuamente incompatíveis e, se não forem verificadas, permitem que uma pessoa tenha muito acesso não supervisionado aos ativos da empresa. Nenhum indivíduo deve ser capaz de iniciar uma transação e depois aprová-la, registrar as informações nos registros contábeis e controlar o produto desse resultado. Os controles internos são preventivos ou detectivos. Os controles preventivos são projetados para prevenir erros, imprecisões ou fraudes antes que ocorram. Os controles de detecção têm como objetivo descobrir a existência de erros, imprecisões ou fraudes que já ocorreram.

Controles em geral

Um bom seguro é o melhor controle interno de "último recurso" que um empresário pode ter. A cobertura de perda devido a roubo de funcionário pode significar a diferença entre se recuperar de uma fraude ou fechar um negócio. As seguradoras geralmente exigem certos controles internos específicos como pré-requisito para a cobertura. Um exemplo é a solicitação de triagem pré-contratação de candidatos para cargos-chave. Um sistema de formulários de negócios para rastrear todas as transações da empresa é um exemplo de controles internos. Os formulários comerciais criam uma trilha de auditoria para rastrear vendas, créditos, reembolsos ou devoluções de mercadorias; a movimentação de estoque; compras e pedidos de fornecedores; e recebimento de dinheiro e pagamentos.

Controles Preventivos

Muitos controles de prevenção são baseados no conceito de separação de tarefas. Os exemplos incluem proibir a mesma pessoa de conduzir transações relacionadas, como iniciar e registrar transações; fazer compras e aprovar pagamentos; ordenar e aceitar estoque; aprovar fornecedores e fazer pagamentos; receber contas e aprovar pagamentos; e autorizar devoluções e emitir reembolsos. Os deveres de preparação e distribuição da folha de pagamento e a aprovação, redação e assinatura de cheques também devem ser feitos por pessoas diferentes. Exemplos de controles internos construídos em torno do conceito de autorização, aprovação e verificação incluem a necessidade de revisão de supervisão e aprovação das informações da folha de pagamento antes do desembolso, exigindo autorização dupla interdepartamental de dados da folha de pagamento pelos departamentos de contabilidade e recursos humanos e exigindo a aprovação prévia de clientes de crédito, fornecedores e compras .

Explicação dos controles de detetive

Os controles de detecção são controles internos projetados para identificar problemas já existentes. As auditorias são um exemplo de controle de detetive. Reconciliação mensal de contas bancárias, revisão e verificação de reembolsos, reconciliação de contas de caixa, auditorias de desembolsos de folha de pagamento ou realização de inventário físico são exemplos de controles de detecção. Freqüentemente, os controles preventivos e de detecção são necessários em combinação para fornecer proteção suficiente. Os sistemas de computador requerem controles preventivos por meio de uso aceitável e controle de acesso. Registros de uso do computador devem ser mantidos. Os registros são uma forma de controle de detecção a serem revisados ​​e auditados em intervalos regulares.