Como criar um calendário de grupo no Outlook

Se você estiver usando o Microsoft Outlook 2013 ou uma versão posterior e tiver uma conta do Microsoft Exchange Server, poderá criar facilmente um calendário de grupo que pode ser visualizado por você e seus colegas de trabalho ou funcionários. Um calendário de grupo tem a grande vantagem de permitir que cada visualizador veja as datas combinadas junto com a programação de todos. Dessa forma, a conclusão de tarefas como agendar reuniões e atividades se torna muito mais simples. Todos os membros da sua lista de contatos ou catálogo de endereços podem ser adicionados aos membros do grupo que compartilham o calendário ou grupo de calendários. Um calendário de grupo permite que você agilize a programação de negócios em sua pequena empresa, garantindo que as atividades e eventos coletivos da empresa sejam sincronizados com as programações individuais de todos os seus funcionários e colegas de trabalho.

  1. Abra o Outlook

  2. Para começar, abra o Microsoft Office Outlook em seu computador e clique na guia Calendário. Encontre-o na barra de navegação.

  3. Opção Gerenciar Calendário

  4. Depois de abrir a guia Agenda, clique na guia Página inicial na faixa de opções. Clique no botão denominado “Grupos de calendários” no grupo Gerenciar calendários. Uma lista de opções será exibida para você.

  5. Criar novo grupo de calendários

  6. Na lista de opções, selecione aquele com o nome “Criar novo grupo de calendários”. Isso abrirá uma caixa de diálogo onde você poderá determinar as características do calendário do grupo.

  7. Grupo de Nomes

  8. Você verá um campo onde pode digitar o nome do grupo de calendários. Digite um nome apropriado para o grupo de calendários nesse campo. Assim que terminar, clique em "OK". A caixa de diálogo Criar novo grupo de calendários será fechada como resultado. Uma nova caixa de diálogo será aberta: a caixa de diálogo "Selecionar nome: Contatos".

  9. Selecione os membros do grupo

  10. Quando a caixa de diálogo Selecionar nome: Contatos for aberta, clique em sua lista de contatos ou Catálogo de endereços. Lá, você pode selecionar os nomes de todos os contatos que deseja incluir no grupo. Você pode adicionar quantos membros quiser ao grupo, então não se preocupe com o número. É certo, porém, que quanto mais membros seu grupo tiver, mais confuso o calendário ficará. Assim que terminar de selecionar os nomes de contato que deseja incluir, clique no botão “Membros do grupo” para adicionar esses nomes à caixa Membros do grupo. Se desejar, você também pode digitar diretamente os nomes que deseja adicionar ao grupo ou procurá-los na caixa Pesquisar. Quando terminar, clique no botão "Membros do grupo".

  11. Clique OK

  12. Depois de concluído, clique em OK e a caixa de diálogo Selecionar nome: Contatos será fechada. O nome de cada membro agora será exibido no topo da agenda. A faixa de opções Ferramentas de calendário será exibida com uma guia Compromisso. O próprio grupo de calendários aparecerá no painel de pastas.

  13. Dica

    Se desejar salvar os calendários exibidos em um grupo, basta clicar no botão denominado “Grupos de calendários” no grupo Gerenciar calendários na guia Página inicial. Clique na opção “Salvar como novo grupo de calendários” para abrir a caixa de grupo Criar Novo Calendário e digite o nome do seu grupo de calendários no campo. Clique em OK e a caixa de diálogo será fechada.

    Se você deseja excluir seu grupo de calendários, basta clicar com o botão direito do mouse no painel Pastas e uma lista de opções será exibida. Selecione “Excluir Grupo”.