Vantagens e desvantagens do uso de e-mail como ferramenta de comunicação empresarial

O email é uma forma instantânea de comunicação empresarial e é difícil imaginar um local de trabalho que não dependa do email para a maioria de suas comunicações internas e externas. Existem inúmeras vantagens na comunicação por e-mail, principalmente por ser rápida e confiável. Mas o e-mail tem várias desvantagens, juntamente com seus benefícios, que às vezes o tornam uma maneira desafiadora de enviar informações.

Vantagem: comunicação rápida com o cliente

Quando você precisa enviar uma mensagem importante para um cliente ou parceiro de negócios localizado a milhares de quilômetros de distância, uma das maneiras mais rápidas de fazer isso é por e-mail. A vantagem do email sobre o telefone na velocidade de comunicação é que você pode enviar anexos com um email contendo documentos importantes ou mesmo uma apresentação para esclarecer sua mensagem. Em geral, as ligações demoram mais, porque você tem que falar com a pessoa certa e pegá-la quando ela puder falar. Um e-mail, por outro lado, pode ser enviado rapidamente e ficar esperando por eles quando estiverem prontos para revisá-lo.

Vantagem: Disponibilidade e Portabilidade

O aumento do uso de e-mail resultou em pessoas de negócios recebendo centenas de e-mails todos os dias. Ainda assim, milhares de mensagens de e-mail podem ser arquivadas em pastas em seu computador ou dispositivo de comunicação portátil, como um telefone celular, para serem recuperadas quando você precisar delas. A conveniência do e-mail evita que você tenha que manter pastas de arquivos cheias de papéis. Ele também torna sua correspondência importante facilmente transportável, sem arrastar pastas de arquivos pesadas.

Vantagem: Reduz custos de envio e postagem

Além do custo da conexão com a Internet, o e-mail é grátis. Uma das vantagens da comunicação por e-mail é que você pode enviar quantas mensagens, arquivos, vídeos, documentos e apresentações quiser sem ter que pagar nada. Reduz significativamente os custos de envio e postagem da sua empresa, bem como o tempo - e o custo desse tempo - você ou um colega de trabalho gastam empacotando documentos para enviá-los, endereçá-los e recebê-los pelo correio.

Desvantagem: Vulnerabilidade à Perda

Seria necessário um esforço manual por parte de alguém para acessar todos os seus documentos impressos importantes e destruí-los. Mas todos os seus e-mails e informações importantes podem ser perdidos com um simples travamento do disco rígido. Se você armazenar suas informações de e-mail em outro servidor, poderá perder seus dados se o site cair ou fechar. Certifique-se de usar um método de backup para e-mails importantes que você deseja salvar mesmo que por um curto período, como copiá-los regularmente em uma unidade flash.

Desvantagem: acessível a outras pessoas

Quando alguém lhe entrega uma carta comercial, você é a única pessoa que recebe essa carta. Nunca considere seus e-mails privados. Como o e-mail é enviado por redes, é possível que outras pessoas obtenham acesso a eles ou os recebam por engano. Um e-mail pode ser interceptado por um hacker ou ir para um endereço de e-mail incorreto e acabar na caixa de entrada de outra pessoa. Portanto, tome cuidado com as informações que você envia por e-mail. Se forem informações privadas que você não deseja que mais ninguém veja, o e-mail pode não ser o melhor método de comunicação a ser usado. Suas informações e mensagens confidenciais são muito acessíveis a hackers e até mesmo a destinatários desavisados ​​quando você usa o e-mail.

Desvantagem: Difícil de interpretar as emoções

Uma desvantagem do e-mail é que as pessoas tendem a tratá-lo como uma conversa, porque o e-mail pode acontecer muito rapidamente. Eles começam a usar gírias e tentam conversar por e-mail. No entanto, uma vez que os destinatários do e-mail não podem se ver, os e-mails não têm nenhuma inflexão de voz ou emoção que possa ajudar na interpretação adequada. Isso pode causar interpretações errôneas da emoção por trás do e-mail, levando a mágoa, raiva, ressentimento e muitas outras emoções. É uma boa ideia reler seus e-mails antes de enviá-los e procurar textos que possam ser considerados negativos.