As vantagens e desvantagens das planilhas

Nos negócios, o planejamento estratégico é essencial e requer informações válidas para a tomada de decisões importantes. Escolher as ferramentas certas para inserir, rastrear, analisar e armazenar dados ajudará os proprietários e gerentes de negócios a fazerem as melhores escolhas para os negócios de sua empresa. Um dos componentes das suítes de produtividade de software é a planilha. As planilhas são populares entre os contadores e entre aqueles que gostam de coletar e rastrear dados, mas existem algumas limitações, que podem não torná-las a melhor escolha para todos os aplicativos de escritório.

Vantagem: Organização de Dados

As planilhas são frequentemente a ferramenta mais usada para coletar e organizar dados, que está entre as mais simples de suas utilizações. As informações podem ser facilmente colocadas em colunas e linhas organizadas e, em seguida, classificadas por tipo de informação. Embora uma grande coleção de dados possa ser difícil de visualizar em seu estado bruto, as ferramentas do programa permitem que o usuário crie apresentações onde os dados são analisados ​​e inseridos em gráficos de pizza ou tabelas para fácil visualização e interpretação.

Desvantagem: Polarização do usuário

No entanto, a desvantagem é que apenas as informações que o usuário escolhe para análise são incluídas nessas apresentações e, portanto, outras informações pertinentes que podem influenciar a tomada de decisão podem ser excluídas, involuntariamente. Para tornar o relatório de dados mais amigável e abrangente, as empresas estão optando por usar ferramentas de relatório, como Tableau e Qlik, em vez de depender apenas da planilha.

Vantagem: simplifica os cálculos

Ninguém gosta de passar todo o tempo no trabalho fazendo cálculos repetitivos. O grande apelo das planilhas é que o programa faz toda a matemática para o usuário. Depois que uma fórmula é escrita e o programa tem um comando definido, cálculos complexos podem ser facilmente computados para os dados relacionados que foram inseridos. Isso permite que os usuários façam perguntas do tipo "e se" e obtenham facilmente as respostas de que precisam, sem a necessidade de refazer os cálculos.

Por exemplo, se a planilha for configurada para calcular seu lucro bruto, quando qualquer variável como custo por unidade, custos de envio ou desconto nas vendas for alterada, o software recalcula automaticamente o novo lucro bruto com base nas novas informações.

Desvantagem: aprender a sintaxe requer habilidade

A parte difícil para muitos usuários, é que os cálculos devem ser inseridos na planilha como fórmulas. Isso requer aprender a sintaxe correta para cada tipo de cálculo que você deseja fazer. Embora muitas classes estejam disponíveis para aprender as habilidades necessárias para usar essas fórmulas, muitos usuários ainda acham difícil. Se a sintaxe estiver incorreta, o programa não retornará as informações corretas quando os cálculos forem executados. Além disso, se os usuários inserirem os dados errados, mesmo em apenas uma célula da planilha, todos os cálculos e células relacionados serão afetados e terão dados incorretos.

Vantagem: Acesso de vários usuários

No ambiente de trabalho colaborativo de hoje, vários usuários em um escritório geralmente precisam acessar os mesmos documentos. Se estiver usando o Microsoft Excel, as planilhas podem ser compartilhadas, mas apenas um usuário pode alterar os dados por vez. Se cópias locais forem feitas e atualizadas, outros usuários não terão acesso aos novos dados. O Planilhas Google oferece a solução de compartilhamento de arquivos e permite que vários usuários acessem e atualizem um único formulário.

Esteja ciente de que, em ambos os casos, não há histórico do arquivo. Portanto, não importa quem faz as alterações a qualquer momento, quando quaisquer alterações são feitas, o histórico de informações anteriores é perdido.

Desvantagem: Falta de Segurança

Outra desvantagem da planilha é a falta de segurança para seus arquivos. Normalmente, as planilhas não são tão seguras e, portanto, correm maior risco de corrupção de dados ou gerenciamento incorreto de informações. Arquivos que contêm informações financeiras confidenciais podem não estar protegidos contra hackers, mesmo se protegidos por senha.

Outros tipos de software de coleta de dados, portanto, podem ser uma opção mais adequada. O Access, o Oracle ou alguma outra forma de banco de dados relacional incorporam salvaguardas que protegem a integridade dos dados e evitam a reorganização das informações. Por exemplo, em uma planilha, um usuário pode classificar uma coluna de informações e pode inadvertidamente fazer com que informações relacionadas, como nome e sobrenome, fiquem fora de sincronia. Em contraste, um banco de dados manterá todas as partes de um registro unificadas, garantindo assim uma melhor integridade dos dados.