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Reparos e manutenção são despesas que uma empresa incorre para restaurar um ativo a uma condição operacional anterior ou para manter um ativo em sua condição operacional atual. Eles são distintos das despesas de capital usadas para comprar o ativo. De acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos - GAAP - você deve registrar as despesas de reparos e manutenção em seus registros e relatá-las em suas demonstrações financeiras no período em que ocorreram. As diretrizes são bastante diretas e descrevemos o processo abaixo.

Despesas de reparos e manutenção vs. despesas de capital

Despesas de capital são custos em que uma empresa incorre para comprar um ativo, estender sua vida útil ou aumentar sua capacidade ou eficiência. As despesas de reparos e manutenção apenas mantêm a vida útil ou a condição atual de um ativo. A distinção geralmente é clara, embora haja momentos em que um julgamento seja necessário para uma despesa específica.

Por exemplo, substituir uma peça quebrada em um motor é uma despesa de reparo, enquanto atualizar o motor para aumentar a capacidade de uma máquina é um gasto de capital. Uma empresa gasta uma despesa inteira de reparo ou manutenção de uma só vez, mas aloca uma despesa de capital como uma despesa ao longo do tempo.

Registro de despesas no período contábil adequado

De acordo com o GAAP e o regime contábil de competência, você deve contabilizar uma despesa no período em que foi incorrida. O período no qual você paga uma despesa não afeta o momento em que você reconhece a despesa em seus registros. O período de reparação e o período de pagamento são frequentemente os mesmos, mas nem sempre é o caso.

Por exemplo, se você consertar um motor de caminhão no final do ano em curso, mas planeja pagar pelo conserto no próximo ano, deverá registrar a despesa no ano em curso.

Registro de uma entrada de diário

Para registrar uma despesa de reparo ou manutenção em seus registros, debite a conta de despesas de reparos e manutenção pelo valor da despesa em um lançamento contábil manual. Um débito aumenta uma conta de despesas. Credite o dinheiro ou a conta a pagar no mesmo valor, dependendo de como você pagará as despesas.

Um crédito reduz a conta em dinheiro, que é um ativo, mas aumenta a conta de contas a pagar, que é um passivo, para uma quantia que você deve a um terceiro.

Relatório de declaração de renda

No final de um período contábil, some o total de reparos e despesas de manutenção que você registrou durante o período. Escreva “Despesas de reparos e manutenção” e o valor total como um item de linha na seção de despesas operacionais de sua demonstração de resultados.

Por exemplo, se você teve $ 10.000 em despesas com reparos e manutenção durante o ano, escreva “Reparos e despesas com manutenção $ 10.000” na seção de despesas operacionais de sua declaração de renda.

Aviso

A orientação do IRS e os procedimentos de contabilidade GAAP mudam com frequência. Certifique-se de basear sua contabilidade nos procedimentos mais recentes disponíveis para fins contábeis e fiscais.