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Sempre que uma parte entender ou interpretar mal as palavras ou ações de outra, isso tem o potencial de criar conflito. A comunicação deficiente é frustrante no local de trabalho e pode levar a um desempenho insatisfatório, falta de trabalho em equipe, moral baixo e lucros reduzidos. Felizmente, existem maneiras de melhorar a comunicação e reduzir conflitos.

Dica

Sem comunicação no local de trabalho, existe o risco de ninguém saber o que deve estar fazendo. A colaboração se desfaz, já que todos estão se divertindo.

Onde surge o conflito

Uma falha na comunicação pode rapidamente levar a um conflito, quando, na verdade, o único problema pode ser um mal-entendido sobre as expectativas de outra parte. Por exemplo:

Esforços colaborativos: Se você está trabalhando em um projeto de equipe e o líder da equipe não definiu as funções, prazos perdidos, acusações e culpa são o resultado. A solução? Treine todos os líderes de equipe para usar o mesmo conjunto de métricas para atribuir elementos de um projeto, estabelecer cronogramas claros e fazer o acompanhamento para garantir que os prazos sejam cumpridos.

Fofoca não verificada: Se rumores estiverem circulando em seu escritório, as pessoas podem começar a se preocupar com seus empregos, duvidar do futuro da empresa ou ter preocupações sobre as quais estão sendo comentadas ou retratadas de forma nada lisonjeira. Se você ouvir fofocas falsas, pare com um anúncio para toda a empresa. Se os rumores forem verdadeiros, dirija-se a eles e esclareça a história real, mesmo que não seja bonita.

Loops fechados: Quando um departamento falha na coordenação com outro departamento em um grande projeto, o resultado pode ser um grau de falha de comunicação que não apenas atrapalha o progresso, mas também leva a brigas internas. Sempre que houver trabalho interdepartamental em andamento, designe pessoas de cada divisão para serem os comunicadores principais, garantindo que todos os lados estejam cientes dos cronogramas, itens de ação e prazos.

Definição de políticas claras de comunicação

Uma forma de combater a falta de comunicação que leva ao conflito é estabelecer políticas de comunicação claras para o seu negócio. Por exemplo:

Minutos de reunião: Crie um formato para como as atas das reuniões devem ser registradas, revisadas e distribuídas. O formato que você usa deve incluir os nomes dos participantes, itens de discussão, itens de ação, anotação das partes responsáveis, prazos e ações de acompanhamento.

Atualizações do projeto: Muito parecido com o estabelecimento de diretrizes para documentar os resultados das reuniões, desenvolva um sistema para que os chefes de departamento forneçam atualizações regulares do projeto. Não precisa ser um processo demorado; As atualizações de marcadores distribuídas em todo o departamento podem garantir que todos estejam em sintonia com as expectativas. O e-mail torna essa estratégia fácil de implementar.

Cadeia de comando: Estabeleça uma cadeia de comando e políticas corporativas claras sobre como lidar com disputas e falhas de comunicação. Usando essa abordagem, se houver uma diferença de opinião sobre quem é responsável por uma determinada tarefa, a abordagem ou o cronograma, um tomador de decisão está a bordo para resolver o problema.

Lidando com problemas de comunicação interpessoal

Às vezes, os problemas de comunicação não são sobre mal-entendidos - são sobre personalidades diferentes. Quando for esse o caso, os recursos humanos devem intervir. Isso é especialmente importante se o conflito interpessoal dos funcionários estiver perturbando o ambiente de trabalho e afetando a produtividade. Alguns exemplos disso incluem:

• Respeito pelo espaço de trabalho pessoal ou compartilhado

• Limpeza, níveis de ruído

• Cobrindo cargas de trabalho durante licença ou licença médica

• Fofoca, práticas de exclusão

As questões relacionadas às relações com os funcionários podem ser mais complicadas de lidar do que a falta de comunicação empresarial, porque muitas vezes não há uma resolução clara. Para combater o potencial de conflito, implemente políticas de resolução e mediação de disputas de funcionários a serem executadas pelo RH.