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Os códigos do razão geral são numerais que você atribui a diferentes entradas de débito ou crédito para tornar a contabilidade mais fácil e funcional. Ao atribuir numerais a diferentes tipos de contas a pagar ou a receber, você pode gastar menos tempo inserindo dados, classificar rapidamente suas informações e preparar relatórios simples que você pode usar uma vez ou com frequência.

The General Ledger

Uma contabilidade geral é uma lista simples de suas receitas e despesas reais. Ao contrário de uma planilha de orçamento que lista suas receitas e despesas esperadas, ou um relatório de contas a receber ou a pagar que mostra o que você deve ou é devido, um razão registra as transações apenas quando elas acontecem. Mesmo se você tiver apenas uma conta bancária para usar em seus negócios, é uma boa ideia manter um livro razão para identificar quaisquer erros que você ou seu banco possam cometer. Faça isso realizando uma reconciliação mensal ou comparando o seu livro-razão com o seu extrato bancário.

Se você usar uma conta corrente, cartão de crédito e linha de crédito para pagar as contas da sua empresa, um livro-razão permite que você mantenha todas as suas despesas em um único documento.

Usando códigos de razão

Códigos de razão são numerais que você usa para designar uma conta a pagar ou a receber por tipo. Por exemplo, você pode designar seus pagamentos por telefone com um código 100. Seus pagamentos de eletricidade podem ser 101. A qualquer momento, você pode classificar seu documento por código de razão para ver quanto você pagou por telefones ou serviços públicos.

Atribuição de Códigos de Razão

A maneira mais simples de atribuir códigos do razão geral é começar com um numeral, como 100, atribuindo a cada categoria de crédito ou débito subsequente um numeral que adiciona mais um numeral ao número. Nesse caso, seus primeiros cinco códigos seriam 100, 101, 102, 103 e 104. Para tornar seus códigos mais úteis, atribua aos numerais um significado específico para uma classificação mais fácil.

Por exemplo, comece todas as categorias de débito com o numeral 1 e todas as categorias de crédito com o numeral 2. Seus dois primeiros códigos de débito podem ser 100 e 101, e seus dois primeiros códigos de crédito seriam 200 e 201. Isso ajudará você a encontrar todos rapidamente de seus débitos ou créditos. Adicione numerais adicionais para agrupar outras categorias de receitas e despesas.

Exemplos de codificação em uso

Se você vende anúncios impressos em revistas, banners em seus sites e aluga sua lista de circulação, pode designar todas as receitas impressas com o numeral 2 após seu primeiro numeral de código de crédito, sua receita de banner com 3 e o número da lista com um 4. Em neste caso, sua entrada para publicidade impressa seria 120, para publicidade em banner 130 e para aluguel de lista 140. Você pode continuar a estender isso.

Por exemplo, se você vende anúncios impressos em cores e em preto e branco, pode designar o terceiro numeral de seu código como 1 para anúncios em cores e 2 para anúncios em preto e branco. Se você usasse códigos de quatro numerais, seu código para anúncios impressos em cores seria 1210 e seu código para anúncios em preto e branco seria 1220. Isso permite que você determine rapidamente suas vendas totais de impressão e divida quanto veio dos anúncios coloridos.

Nomes vs. Numerais

Em vez de substituir os códigos do razão por palavras descritivas, inclua ambos. Mesmo se você souber que o código do razão 130 significa receita de publicidade em banner, um contador ou redator de impostos novo ou substituto pode não saber seus códigos. Se você ou um contador temporário acidentalmente codificar incorretamente suas entradas, colocar palavras ao lado de cada uma pode ajudá-lo a corrigir os erros rapidamente.

Classificação / Totalização / Média

Além de usar códigos de razão para executar relatórios únicos, use-os para criar totais e médias para categorias de receitas e despesas. Isso cria atualizações em tempo real cada vez que você faz uma entrada. Por exemplo, rastrear seus gastos totais com telefone ou despesas médias mensais com suprimentos de escritório com células “Total” e “Média” permite que você compare seu desempenho atual com seu orçamento sem ter que executar relatórios separados.

Amostra de plano de contas

Em caso de dúvida sobre sua capacidade de configurar um sistema de código de razão, considere contratar um guarda-livros ou contador temporariamente para configurar seu sistema de contabilidade ou software. A manutenção de um sistema existente é geralmente mais fácil do que construir do zero.

Exemplos de contas de caixa:

• 1110 Dinheiro no banco
• 1120 Caixa para pequenas despesas

Exemplos de contas de receita:

• 2110 Receitas Acumuladas

• Receitas de caixa 2120
• 2130 receitas não monetárias

• 2140 Outras Fontes de Financiamento

Exemplos de contas a pagar de curto prazo:

• 3110 contas a pagar
• 3120 Juros a Pagar
• 3130 reclamações e julgamentos a pagar

• 3140 contratos a pagar