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Os planos de cafeteria, ou seção 125, incluem benefícios patrocinados pelo empregador que são isentos de impostos federais e, normalmente, estaduais. Seus funcionários pagam por esses benefícios com dinheiro antes dos impostos, que você não inclui em seus salários tributáveis ​​em seus W-2s anuais. A Receita Federal tem regras específicas para planos de refeitório e W-2s.

Regra geral

Um plano de refeitório pode incluir seguro de saúde, acidente, invalidez e seguro de vida qualificado; assistência à adoção; 401 (k) contribuições; contas de poupança de saúde; cobertura de serviços jurídicos em grupo; e assistência a cuidados de dependentes. Normalmente, você inclui apenas os salários tributáveis ​​de seus funcionários em seus W-2 e exclui suas deduções antes dos impostos. Por exemplo, você coloca os salários tributáveis ​​sujeitos ao imposto de renda federal na caixa 1; salários sujeitos ao imposto de segurança social e imposto de Medicare, respectivamente, nas casas 3 e 5; e salários sujeitos a impostos estaduais e locais, respectivamente, nas caixas 16 e 18. Esses salários não incluem as deduções do plano de refeitório que são isentos desses impostos.

Exceções

Tenha cuidado ao declarar salários tributáveis ​​no W-2, porque cada benefício do plano de cafeteria tem sua própria implicação fiscal. Por exemplo, os prêmios de seguro de vida em grupo em coberturas que excedem US $ 50.000 não são antes dos impostos, mesmo quando oferecidos em um plano de refeitório. Nesse caso, inclua prêmios para cobertura acima de $ 50.000 em salários tributáveis ​​de seus funcionários. Além disso, embora as contribuições 401 (k) antes de impostos sejam isentas do imposto de renda federal, elas estão sujeitas aos impostos da Previdência Social e do Medicare. Nesse caso, exclua as contribuições 401 (k) dos salários federais de seus funcionários na caixa 1 e inclua-as nos salários da Previdência Social e do Medicare, respectivamente, nas caixas 3 e 5.

Benefícios de cuidados para dependentes

As contas de gastos flexíveis com cuidados de dependentes permitem que seus funcionários reservem dinheiro antes dos impostos por meio de dedução na folha de pagamento para pagar despesas com cuidados de dependentes de crianças ou adultos. Se aplicável, na caixa 10 do W-2, indique as quantias de assistência a dependentes incorridas por você para o funcionário e / ou as quantias pagas pelo funcionário. No momento da publicação, para arquivadores em conjunto com casados, valores de até $ 5.000 não são tributáveis ​​e não devem ser incluídos nas caixas 1, 3 ou 5. Para pessoas casadas que fazem o depósito separadamente, o limite não tributável é de $ 2.500. Os montantes que ultrapassam o limite são tributáveis ​​e devem ir para as casas 1, 3 e 5.

Benefícios para a saúde

De acordo com a Lei de Proteção ao Paciente e Cuidados Acessíveis, para 2012 W-2s e posteriormente, você deve relatar o custo total de cobertura de seus benefícios de saúde em grupo na caixa 12. O custo de cobertura inclui valores e seus funcionários pagam antes e depois de impostos dinheiro. Apenas os funcionários que participam do plano precisam ter essas informações em seus formulários W-2. O IRS tem diretrizes específicas para as informações que devem ser incluídas no valor da cobertura. Por exemplo, você incluiria valores para médicos importantes, mas excluiria valores para planos de poupança de saúde. O governo federal usa esses dados para entender melhor o valor total do seguro saúde patrocinado pelo empregador e outras coberturas. Esta informação não aumenta os salários tributáveis ​​dos seus funcionários.