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Contanto que os escritórios usem arquivos digitais e documentos impressos, você precisará de maneiras de mudar suas imagens e páginas entre os dois. Para transformar um arquivo digital em um documento físico, você o imprime. Quando você quiser fazer o contrário e transformar uma página física ou foto em um arquivo digital, você precisa usar um scanner. Existem muitos dispositivos diferentes de digitalização de imagens, mas eles se dividem em vários estilos básicos.

Scanners de mesa

O tipo de dispositivo de digitalização de imagens que você verá com mais frequência no escritório é um scanner de mesa. Isso se parece com a superfície de trabalho de uma fotocopiadora, onde você coloca a página a ser copiada, e isso é basicamente o que é um scanner de mesa. Você também pode usá-los para digitalizar itens originais espessos, como livros ou revistas, bem como páginas individuais.

A maioria dos fabricantes de impressoras oferece impressoras multifuncionais a laser ou jato de tinta com capacidade de digitalização integrada, portanto, você não precisa abrir espaço para um scanner separado que pode não ser muito utilizado. As impressoras multifuncionais oferecem a vantagem adicional de atuar como copiadora ou, às vezes, máquina de fax, além de imprimir e digitalizar. Isso os torna uma boa opção em um pequeno escritório, onde um dispositivo "pau para toda obra" costuma ser mais prático do que comprar várias máquinas separadas.

Scanners alimentados por folhas

Scanners de mesa são simples e fáceis de usar, mas na verdade servem apenas para digitalizar uma página por vez. Se você estiver digitalizando um documento mais longo, ler uma página por vez fica obsoleto com muita pressa. Pior ainda, você está pagando o salário de alguém enquanto ela examina todas aquelas páginas. Se documentos de várias páginas são uma parte frequente dos negócios, talvez seja melhor usar um scanner alimentado por folhas. Esse tipo tem uma bandeja de entrada que comporta de um punhado a dezenas de páginas e as alimenta quase da mesma forma que o papel é alimentado em uma impressora. Alguns modelos oferecem até impressão duplex, o que significa que digitalizam os dois lados de um documento frente e verso ao mesmo tempo. Isso pode economizar muito tempo.

Scanners de grande formato

Scanners de mesa e scanners alimentados por folhas são máquinas comerciais versáteis, mas geralmente são muito limitados nos tamanhos que podem digitalizar. Normalmente, se você precisa digitalizar rotineiramente qualquer coisa maior do que um documento de tamanho ofício, você está sem sorte. Se você trabalha com páginas maiores em sua empresa - como plantas, desenhos arquitetônicos ou pôsteres - você precisará de um scanner de grande formato. Eles se assemelham ao piano eletrônico de um músico, com um mecanismo de varredura plano montado em cima de um suporte que o leva até a altura da mesa. Para usá-lo, você desliza seu original grande para dentro do scanner até que os rolos o prendam e o posicionem para digitalização. A partir daí, ele funciona como um scanner alimentado por folha jumbo, com o documento deslizando pelo mecanismo de digitalização e saindo pelo outro lado.

Scanners de uso especial

Dependendo do seu negócio, você pode descobrir que um ou outro dispositivo de digitalização de imagens para fins especiais torna sua vida mais simples. Se você estiver em vendas, por exemplo, investir em um scanner de cartão de visita pode acelerar e simplificar a tarefa de transformar dezenas - ou centenas - de cartões de visita recém-adquiridos em JPGs em seu computador.

Se você gosta de imagens, existem scanners personalizados para fotos também. A maioria dos scanners lidam com fotos razoavelmente bem, mas scanners fotográficos especializados são mais propensos a fazer isso sem distorcer a imagem indevidamente. Modelos melhores oferecem a opção de digitalizar de um slide ou até mesmo diretamente de negativos de filme, o que é ótimo para arquivar fotos antigas para fins de armazenamento ou fazer novas impressões para substituir imagens antigas e desbotadas.

Se você estiver viajando muito ou tiver espaço limitado, vale a pena conhecer um último tipo de scanner. Scanners de mão funcionam da mesma maneira que outros scanners, exceto que você desliza a unidade leve e portátil pela página que deseja digitalizar. Alguns modelos incluem um dock que permite que eles funcionem como um scanner alimentado por folha também.