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Um sistema de gerenciamento de informações coleta e gerencia dados que são armazenados em uma variedade de formatos e os torna acessíveis às pessoas que precisam deles. Freqüentemente, uma pequena empresa precisa apenas gerenciar documentos e planilhas de escritório e disponibilizá-los aos funcionários. Outros podem precisar coletar e gerenciar informações detalhadas sobre os dados do cliente. Outros sistemas de gerenciamento de informações disponibilizam dados para grandes organizações ou até mesmo para o público em geral por meio de um site.

Independentemente dos requisitos de uma organização, um bom sistema de gerenciamento de informações deve ser capaz de coletar e armazenar e gerenciar dados inos formatos que você precisa e entregar informações conforme necessário em plataformas adequadas às pessoas que precisam.

Noções básicas sobre sistemas de gerenciamento de informação

Em vez de um único pacote de software, pense em um sistema de gerenciamento de informações como um sistema de regras estabelecidas por sua empresa para determinar como os funcionários coletam, armazenam e acessam informações. Se sua empresa atualmente usa muitos produtos diferentes que não se comunicam entre si, você pode precisar da ajuda de um especialista, como um revendedor de valor agregado, para integrar seus dados antes de implementar um sistema de gerenciamento de informações.

As informações devem ser coletadas e armazenadas

A maioria das empresas possui informações em uma variedade de formatos diferentes, armazenadas em mais de um local. Alguns arquivos podem ser armazenados em um servidor da empresa, enquanto outros são armazenados localmente em desktops e laptops, enquanto outros são armazenados na nuvem, com serviços como Google Drive ou Microsoft OneDrive. Ferramentas especializadas, como um software de Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente (CRM) ou um software de gerenciamento de estoque podem manter as informações independentes desses outros sistemas.

Um sistema de gerenciamento de informações centraliza as informações para que não sejam duplicadas em lugares diferentes ou em formatos diferentes, o que muitas vezes faz com que versões ligeiramente variadas de documentos sejam acessíveis a pessoas diferentes em vários momentos.

Exemplo: Se você possui um software de CRM, todas as informações do cliente devem ser armazenadas nele e não duplicadas em outros locais. Os documentos e planilhas devem estar no servidor da empresa ou em uma solução em nuvem, onde podem ser acessados ​​por todos, com backup e protegidos.

As informações devem ser gerenciáveis

Os gerentes devem ter acesso a todas as informações da empresa exigidas por seus departamentos. Eles devem ser capazes de aprovar ou negar alterações nos documentos atuais, bem como a criação de novos documentos. Os dados devem ser copiados para que, se um arquivo for excluído ou comprometido, ele possa ser restaurado. O acesso aos dados também deve ser restrito para que apenas aqueles que precisam deles possam usá-los.

Exemplo: Se um funcionário fizer uma alteração em uma carta padrão enviada aos clientes, o gerente poderá revisar e aprovar a alteração ou reverter o documento para uma versão anterior. Este é um recurso padrão em sistemas como Google Drive, OneDrive e Microsoft SharePoint, onde os proprietários dos documentos podem aprovar ou negar alterações, bem como limitar as habilidades de edição e acesso a informações para pessoas específicas.

As informações devem ser acessíveis

Para algumas pequenas empresas, ter informações acessíveis apenas nos computadores da empresa é tudo o que é necessário. Mas hoje, mais e mais empresas exigem que as informações sejam acessíveis externamente, bem como em tablets e smartphones. Isso pode ser feito tornando as informações acessíveis em um servidor da web seguro e, em muitos casos, por meio de um aplicativo móvel.

Exemplo: Usando o Microsoft Sharepoint, você pode configurar um site do portal da empresa usado apenas por funcionários. Os gerentes podem configurar fluxos de trabalho para projetos para garantir que todos contribuam quando necessário. Os gerentes também podem definir requisitos de aprovação para páginas publicadas no portal da empresa e definir permissões para funcionários ou grupos específicos para garantir que as alterações sejam feitas apenas por pessoas autorizadas a fazê-lo. Todos podem acessar as informações por meio de um navegador da web ou do aplicativo SharePoint em seus tablets e smartphones.