Como abordar um grupo em e-mails

Abordar um grupo de pessoas por e-mail requer um pouco de planejamento prévio. Como proprietário de uma pequena empresa, você precisa levar em consideração a privacidade dos destinatários, as leis que regem o e-mail comercial, a etiqueta exigida com relação a quem é endereçado e como você escreve para eles. Se você planeja enviar e-mails futuros para o mesmo grupo, pode configurar uma lista de grupos na maioria dos clientes, como o Microsoft Outlook, para usar como lista de distribuição.

Para, CC ou BCC

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Imagine que você está em uma sala com todos que receberão seu e-mail de grupo. Considere o relacionamento deles com você, um com o outro e suas participações nas informações que você está enviando.

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Coloque seu próprio nome no campo "Para" e coloque os nomes dos membros do grupo no campo "BCC" (Blind Carbon Copy) se esses indivíduos ainda não se conhecerem. Todas as informações inseridas no campo BCC são suprimidas, de forma que ninguém verá nenhum nome ou endereço de e-mail, exceto o seu. Isso é apropriado, por exemplo, se você estiver enviando um e-mail para todos os seus clientes. Lembre-se de que a privacidade supera todas as outras regras de etiqueta de e-mail.

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Insira os nomes de todas as pessoas com quem você está se dirigindo diretamente no campo "Para". Isso é apropriado, por exemplo, se você estiver enviando uma mensagem a todos os seus funcionários sobre uma mudança no horário de expediente. Ver seus nomes no campo "Para" informa a esses funcionários que o e-mail é direcionado a cada um deles.

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Coloque os nomes de todas as pessoas não endereçadas diretamente em sua mensagem, mas que devem ser informadas sobre a mensagem no campo "CC". Por exemplo, se você estiver enviando uma mensagem a um cliente e quiser que o representante de vendas seja informado, insira o nome do representante de vendas no campo CC.

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Use o campo BCC com discrição quando tiver incluído outros nos campos Para ou CC. Isso pode ser apropriado, por exemplo, se você estiver enviando uma mensagem a um cliente e um fornecedor ou parceiro de negócios pediu para ser informado sem que o cliente soubesse.

Dirigindo-se aos Destinatários

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Use uma saudação genérica na primeira linha do e-mail, como "Saudações" ou "Bom dia", ao se dirigir a vários destinatários. Se todos os destinatários tiverem o mesmo relacionamento com você, trate-os igualmente - por exemplo, "Prezados clientes" ou "Atenção, funcionários". Esta é uma dica importante para os destinatários de que esta é uma mensagem em grupo enviada a várias pessoas.

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Dirija-se ao nome da pessoa no campo "Para", se houver apenas uma pessoa neste campo e outras estiverem recebendo cópias carbono. Isso informa a pessoa que o e-mail é endereçado a ela, enquanto todos os outros saberão imediatamente que estão recebendo cópias carbono.

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Escreva a mensagem em um estilo apropriado para a pessoa ou pessoas a quem se dirige, como se você estivesse falando com elas em público na frente de outras pessoas.

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Assine o e-mail como faria normalmente para comunicações entre escritórios. Se algum dos destinatários estiver fora de seu local de trabalho, use seu nome completo e nome da empresa, bem como seu endereço e número de telefone. Lembre-se de que a lei CAN-SPAM se aplica a todos os e-mails comerciais enviados para fora da sua empresa.

Criação de um grupo de contatos no Microsoft Outlook

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Inicie o Microsoft Outlook e selecione "Novo Grupo de Contatos" na seção "Novo" da guia Página Inicial.

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Digite um nome para o grupo no campo "Nome". Selecione "Adicionar membros" no grupo "Membros" na guia Grupo de contatos.

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Selecione o contato "Dos contatos do Outlook", "Do catálogo de endereços" ou "Novo e-mail" conforme desejado. Para adicionar um novo contato de e-mail, você pode digitar as informações na caixa de diálogo "Adicionar novo membro". Para os outros métodos, basta selecionar os nomes da lista.

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Digite o nome do grupo no campo "Para", "CC" ou "BCC" da sua mensagem de e-mail.


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