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Problemas de comunicação no local de trabalho podem ter um impacto negativo sobre o moral, a produtividade e as relações de trabalho entre departamentos. Quando não são verificados, os problemas contínuos de comunicação podem reduzir os lucros, aumentar a rotatividade e levar a erros que afetam negativamente a imagem pública da empresa. Reconhecer e resolver problemas comuns pode amenizar os problemas antes que fiquem fora de controle. Fique atento a problemas comuns de comunicação no local de trabalho e resolva-os rapidamente.

Falha ao comunicar-se totalmente

Em um local de trabalho dominado por respostas rápidas via texto e e-mail, os detalhes podem ser perdidos, esquecidos ou mal interpretados. Responder “sim” a uma série de perguntas em um e-mail não é algo claro. Responder “OK” quando perguntado se você pode revisar um documento não aborda a questão de onde o documento reside, que tipo de revisão é solicitada ou quando as edições precisam ser devolvidas.

Solução: Torne as solicitações por e-mail claras e detalhadas e torne as respostas completas e abrangentes. Antes de pressionar Enviar, pergunte-se:

• Respondi a cada pergunta na íntegra?

• O destinatário terá alguma dúvida pendente depois de ler meu e-mail?

Presumindo que outra pessoa está com a bola

Quando você faz parte de uma sessão de brainstorming em grupo, um e-mail de grupo ou um projeto de grupo, sempre há o potencial de assumir que outra pessoa tem uma tarefa coberta. Quando todos presumem que outra pessoa está cuidando das coisas, a bola inevitavelmente cai, o que leva a acusações, acusações e prazos perdidos.

Solução: Em qualquer dinâmica de grupo, é necessário haver uma pessoa indicada para definir e esclarecer os papéis no final da discussão ou debate. Um e-mail de grupo que esclarece quem está fazendo o quê e quando agiliza as iniciativas do grupo.

Falha ao Auto-editar

A autoedição é uma boa técnica de negócios para aprender tanto na forma escrita quanto verbal. Deixar de considerar o que você está prestes a escrever ou dizer pode levar a uma falha na comunicação, seja porque você não está articulando totalmente seus pensamentos ou porque reage sem pensar, o que leva a sentimentos feridos e mal-entendidos.

Solução: Antes de pressionar Enviar, verifique o conteúdo, a ortografia, a gramática e a validade. Em seguida, verifique seu tom para garantir que o destinatário não interprete mal suas palavras. Ao falar em um ambiente aquecido, escolha suas palavras com cuidado e passe-as pelo filtro mental pelo menos uma vez antes de pronunciá-las em voz alta.

Estar despreparado

Se você estiver atrasado para uma reunião ou se aproximando de um prazo e não estiver preparado, pode ficar tentado a improvisar. Quando você está despreparado, podem ocorrer erros, mal-entendidos e até mesmo o direcionamento incorreto de um projeto ou tarefa.

Solução: Esteja organizado e preparado. Se não for, é melhor admitir que precisa de mais tempo do que jogar uma ideia contra a parede e torcer para que continue.

Usando a ferramenta de comunicação errada

Há momentos em que um e-mail é apropriado e outros em que um telefonema ou reunião pessoal é mais adequado. Julgar mal a situação e escolher a ferramenta errada pode levar a uma falha na comunicação e criar confusão, mal-entendidos e sentimentos feridos.

Solução: Se você troca informações não confidenciais todos os dias, não há problema em enviar e-mail. Se você está tentando desvendar uma situação complicada repleta de desinformação, uma chamada telefônica ou sessão de Skype permite uma troca de ida e volta mais eficaz. Se você está dando más notícias ou tendo um debate sério ou contencioso, uma abordagem pessoal é a melhor escolha. Ele permite que você leia a linguagem corporal, avalie o temperamento e faça contato pessoal.

Dizendo muito

Às vezes, compartilhamos demais quando falamos antes de pensar. Outras vezes, fazemos fofoca e trocamos informações inadequadas. Às vezes, a negligência resulta em compartilhamento excessivo ou liberação de informações pessoais ou confidenciais - pense em um cenário em que você acidentalmente clica em "responder a todos" ou "encaminhar" em uma conversa por e-mail em que você e um colega estão falando em termos depreciativos sobre um cliente.

Solução: Enfatize a necessidade de confidencialidade no local de trabalho, faça reuniões delicadas a portas fechadas, evite colocar informações altamente confidenciais ou delicadas em e-mails e interrompa a fofoca.

Comunicações simplificadas e eficazes começam de cima para baixo. Se você ainda não tem uma política de comunicação de práticas recomendadas em vigor, crie uma e use-a para eventos de orientação e treinamento de equipe. Além disso, considere que às vezes um problema que parece ser o resultado de uma comunicação deficiente pode ser práticas comerciais ineficazes, organização deficiente ou falta de habilidade de gerenciamento de tempo. Antes de culpar os problemas de comunicação, avalie as outras causas para uma falha nas operações eficazes.