Importância da Comunicação Escrita nos Negócios

Os líderes empresariais de sucesso são comunicadores mestres, seja na forma oral ou escrita. A era digital transformou a forma como as empresas se comunicam com consumidores, fornecedores e parceiros. A comunicação empresarial escrita deve ser profissional, clara e concisa. Não seja vítima de uma comunicação mal escrita antes de perceber a importância da comunicação escrita para o seu negócio.

Cria um Registro Permanente

Todas as formas de comunicação escrita tornam-se um registro permanente de idéias, incidentes, propostas e outros fatos. O registro ajuda os proprietários de negócios a acessar informações rapidamente, especialmente se estiverem gravadas em um meio digital. A comunicação escrita também é utilizada em processos judiciais e pode se tornar a única defesa em ações judiciais adversas contra a empresa. Por exemplo, um ex-funcionário pode dizer que não há motivos para sua demissão e pode processá-lo. Se o funcionário dele registrar reclamações claramente documentadas e violações do código de ética durante o período de seu emprego, você pode demonstrar a causa.

Define a Marca

A comunicação escrita faz parte da sua marca. Em geral, a maioria das letras deve ter um tom profissional, bem como inglês adequado e habilidades gramaticais sólidas. Sem isso, o leitor pode pensar que a empresa está cheia de analfabetos, que não conseguem fazer um bom trabalho. Afinal, com toda a ajuda que os programas de computador oferecem em ortografia, gramática e estilo, não há razão para um escritor não ser profissional na comunicação.

Embora a maior parte da comunicação deva ser tom profissional, certos formatos escritos, como mídia social e e-mail, permitem que você adicione personalidade corporativa à sua marca. Isso é importante para desenvolver e estabelecer sua marca. Por exemplo, os Millennials têm sua própria gíria, e a maneira como eles criam postagens e respondem a e-mails pode beneficiar uma empresa se eles usarem a gíria para esse grupo-alvo. Não se empolgue, reduza ao mínimo as gírias. A gíria existe para se relacionar com o grupo. Usar gírias demais, entretanto, pode prejudicar sua mensagem.

Estabelece relacionamentos leais

Comunicação é sobre construir relacionamentos por meio da transmissão de mensagens. Mensagens claras ajudam a construir confiança e integridade entre o escritor e o leitor. Uma comunicação bem escrita ajuda a definir objetivos, identificar problemas e chegar a soluções. Isso é importante em todos os aspectos do negócio. Os executivos devem escrever memorandos com clareza para que a equipe entenda as diretrizes sem confusão. Os representantes de vendas devem explicar os recursos e benefícios de uma forma que entusiasme o cliente potencial. Os gerentes de recursos humanos devem observar objetivamente quaisquer incidentes e fazer relatórios.

Oferece facilidade de distribuição

Quando você precisa distribuir informações para um grande número de pessoas, comunicação escrita é muito eficiente. Pode ser um memorando da empresa descrevendo uma nova política ou processo que todos precisam conhecer e cumprir. O uso de métodos de distribuição digital torna o processo mais rápido para que a implementação possa começar mais cedo.